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Motion4windream

Workflowfunktionen zur Entlastung der Mitarbeiter

10.12.2016 | Wien. – Mit der neuen Version 5.3 seiner Workflowlösung Motion4windream präsentiert die Pronobis GmbH eine Reihe von Erweiterungen zur Automatisierung von Workflowprozessen. Neben umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten mit Drittanwendungen stehen dabei Überwachungs- und Reportingfunktionen im Vordergrund.

Automatisierung durch eigenständige Serverprozesse
Eines der obersten Ziele beim Einsatz von digitalen Workflowlösungen, die Entlastung der Anwender durch den Wegfall von Routinearbeiten, wird mit der Entwicklung der neuen Version von  Motion4windream erreicht. Vom Gesetzgeber geforderte Prüfungen werden selbständig im Hintergrund ausgeführt, Dokumente werden basierend auf den Prozessdaten automatisch erzeugt, Mitarbeiter werden bei der Überschreitung von vorgegebenen Bearbeitungsfristen verständigt und Drittanwendungen können eigenständig Informationen an einen Prozess übergeben und damit den Prozessablauf steuern (Prozessschritte als erledigt markieren oder auch neue Schritte auslösen).

Effizienzgewinn durch selbständige Prüfung von UID-Nummern und HFU Prüfung
Der Gesetzgeber sieht im Bereich der Kreditorenbuchhaltung die Verpflichtung einer regelmäßigen Prüfung von UID-Nummern vor. Diese ist mit einer manuellen und entsprechend zeitaufwendigen Tätigkeit verbunden. Motion4windream übernimmt nun diese Prüffunktionen und entlastet damit die Mitarbeiter ganz wesentlich. Aus den einlangenden Eingangsrechnungen werden hierfür die aufgedruckten UID-Nummern extrahiert und mit dem Zentralregister der EU verglichen. Eine erfolgreiche Prüfung wird entsprechend protokolliert, im Fehlerfall erfolgt die Verständigung im Rahmen eines Prozessschrittes. Ein ähnliches Verfahren wird im Bereich Bau und Baunebengewerbe für die verpflichtende HFU Prüfung (AuftraggeberInnenhaftung) bei der österreichischen Sozialversicherung angeboten. Hier erfolgt der Abgleich der Daten direkt mit der Sozialversicherung, eine Protokollierung und die ergebnisorientierte Information im jeweiligen Prüfprozessschritt.

Prozessgesteuerte Erstellung von Dokumenten
Die im Rahmen verschiedener Prozesse erforderlichen Dokumente  z.B. Bestellanforderungen und Bestellungen, Übernahmebestätigungen bei Personaleinstellungen, QM-Freigabedokumente etc. werden auf Basis entsprechender Vorlagen unter Nutzung der Prozessdaten von Motion4windream automatisch erstellt, archiviert und auch per E-Mail versandt. Damit werden speziell die heute dafür verantwortlichen Mitarbeiter wesentlich entlastet und ein schnellstmöglicher Durchlauf der vordefinierten Prozesse gesichert.
Durch einfache Aktivierung dieser Funktion wird auch die komplette Historie eines Prozesses als wohlformatiertes PDF Dokument archiviert und steht damit gemeinsam mit allen anderen Dokumenten auf Knopfdruck als Informationsquelle zur Verfügung.

Entlastung durch automatischen E-Mail Versand
Bestellungen, Reklamationen, Bestätigungen, Urlaubsscheine und viele andere Dokumente oder auch nur einfache E-Mails mit entsprechenden Informationen müssen täglich versandt werden. Der Versand ist oft Teil oder auch Ende eines entsprechenden Prozesses. Diese Aufgabe wird mit der Version 5.3 auch voll automatisiert von Motion4windream übernommen und ermöglicht es damit den Mitarbeitern ihre Arbeitszeit für andere Aufgaben einzusetzen. Der Versand von E-Mails erfolgt im Rahmen eines Prozessschrittes und basiert auf frei definierbaren Formatvorlagen. Zusätzlich können beliebige Dokumente automatisch im windream Archiv gesucht und angefügt werden.

Eigenständige Aktivitäten von Motion4windream

Motion4windream wurde auch um eine Reihe anderer Funktionen erweitert.
•    Ausführen von Eskalationen und automatischer Versand von Erinnerungen
•    Ergänzung von vorhandenen PDF Dokumenten
•    Aktualisierung der Metadaten vorhandener Dokumente
•    Ausführung von serverseitigen Skripten als überwachter Schritt

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