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AutoClick

AutoClick - die lernende Dokument- und Datenerfassung


Die vielseitige Einsetzbarkeit macht die lernende und modulare Erfassungssoftware AutoClick zu einem Standardwerkzeug im Capturing-Bereich. Sowohl strukturierte Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge als auch unstrukturierte wie Korrespondenz, Bewerbungen oder Reklamationen sind mit diesem Werkzeug effizient verarbeitbar. Die dazu notwendigen Erfassungs-Layouts lassen sich schnell und einfach über eine grafische Benutzeroberfläche erstellen. Die Anbindung an Back-Office-Systeme wie z.B. das ECM-System windream erfolgt über vorhandene XML-, CSV- oder SQL-Schnittstellen.

Bereits bei der Belegtrennung zeigt sich die Vielseitigkeit. AutoClick erkennt alle üblichen Barcodes und kann sie auswerten. Des Weiteren können aber auch Trennblätter, Patch Codes, Schlüsselwörter oder „schwarze „Ecken“ zur Belegtrennung verwendet werden. Unterschiedliche Belegtrennungen können auch parallel verarbeitet werden, denn AutoClick kann jede einzelne Queue, in der die Belege zugeführt werden, individuell behandeln. Das bietet ein hohes Maß an Flexibilität.

Gerade bei größeren Belegvolumina ist das stapelweise Verarbeiten von Belegen ein grundsätzlich notwendiges Feature, das AutoClick beherrscht. Zudem bietet das Tool noch die Möglichkeit, die zugeführten Stapel zu verwalten. Dabei können einzelne Stapel direkt angewählt und analysiert werden. So gibt AutoClick z.B. darüber Auskunft, welche Belege noch nicht automatisch gelesen wurden bzw. wo noch Validierungsbedarf besteht. Stapel, die abschließend an ein Back-Office-System übergeben wurden, werden automatisch gelöscht.

Typische LookUp-Daten wie Lieferantennummer oder Lieferanteneckdaten werden automatisch beim Auslesen ergänzt oder mit den Belegdaten abgeglichen. Abweichungen können dann manuell oder – je nach Konfiguration – automatisch behandelt werden.

Automatische Rechnungserfassung


Insbesondere bei Rechnungen kann AutoClick die erfassten Informationen vorab automatisiert validieren. So wird z.B. überprüft, ob die erfassten Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuer-Beträge zueinander passen sind. Ebenso kann automatisch überprüft werden, ob eine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Umsatz-ID-Nummer etc.).

Auch beim Auslesen von Positionsdaten in Lieferscheinen, Rechnungen oder Avisen zeigt sich die Leistungsfähigkeit von AutoClick. Einmal in wenigen Schritten antrainiert, liest das Tool sogar mehrseitige Belege zuverlässig aus. Dies wird vor allem dann erforderlich, wenn anschließend in Workflows wie z.B. dem windream BPM die Rechnungsprüfung auf Positionsdaten-Ebene durchgeführt werden soll.

Erfassung von unstrukturierten Daten


Bei unstrukturierten Dokumenten wie z.B. Korrespondenzschreiben oder Bewerbungen lassen sich die Feldinformationen einfach per manuellem Anklicken auf dem Beleg erfassen. Ohne „drag & drop“ oder „copy & paste“; einfach die Begriffe anklicken, und sie werden automatisch sicher, zuverlässig und sehr schnell übernommen. Was dabei vor allem beeindruckt, ist die intuitive und einfache Bedienung der Software. So werden z.B. alle relevanten Funktionen direkt über Buttons angewählt.

Damit ist AutoClick ein echter Allrounder, der den Erfassungsprozess optimiert und damit die Erfassungskosten signifikant reduziert.

 

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