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Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte – umfangreiche Dokumentenverwaltung und weitreichende Prozesse unter einen Hut gebracht.

In der Personalabteilung gilt es nicht nur verschiedenste Dokumente zentral zu verwalten, sondern auch Personaleinstellungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und andere Arbeitsprozesse schnell und allen Sicherheitsaspekten entsprechend zu bearbeiten. Das alles papierarm abzuwickeln reduziert nicht nur die Zeitaufwände erheblich, sondern bietet auch den Mitarbeitern unternehmensweit wesentlich mehr Komfort. 

Elektronische Dokumentenverwaltung - digital und rechtssicher

Dokumente müssen nicht mehr manuell abgelegt und in überbordenden Aktenschränken gesucht werden. Ganze Dokumentenbestände zu einem Mitarbeiter oder einer Sachangelegenheit stehen auf  Knopfdruck zur Verfügung. Alle Dokumente im rechtssicheren Archiv werden den Rechtsansprüchen folgend verwahrt und können auch den Mitarbeitern – unter Voraussetzung der entsprechenden Zugriffsberechtigung – zur Verfügung gestellt werden. Über ein zentrales Mitarbeiterportal können persönliche Dokumente wie Lohnbescheinigungen, Abrechnungen, Urlaubsscheine usw. selbständig abgerufen werden.

Personalprozesse schnell und kontrolliert abwickeln

Von einer Personaleinstellung sind oft verschiedenste Mitarbeiter und Abteilungen betroffen - und die Chance ist groß, dass einige Arbeiten nicht zeitgerecht bis zum Eintritt der neuen Arbeitskraft erledigt werden. Bewerbungsunterlagen verbleiben oft längere Zeit unbeantwortet in einem Postfach, Urlaubsanträge erfordern oft zu viel Zeitaufwand und Reiseanträge bzw. –abrechnungen stellen eine logistische Herausforderung dar.

Im Rahmen der digitalen Personalakte laufen alle diese Prozesse in elektronischer Form ab. Damit werden sie durch automatische Weiterreichung nicht nur wesentlich beschleunigt, sondern durch Überwachung der vorgegebenen Bearbeitungszeiten auch Erinnerungen gesetzt. Die zentrale Prozessüberwachung gibt der Personalabteilung jederzeit die Möglichkeit die Details zum Bearbeitungsstand der einzelnen Aufgaben einzusehen und bei Bedarf einzugreifen. Die Aufzeichnung und Archivierung der Prozessabläufe erfolgt automatisch im Hintergrund.

Digitale Personalakte

 

 


 

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