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Digitale Personalakte - Elektronischer Personalakt

 

Gesicherter Zugriff auf Personaldokumente


Die Zugriffsmöglichkeit auf archivierte Dokumente basiert auf einem feingliedrig einstellbaren Berechtigungskonzept, das aber einfach und flexibel auf Basis der Windows Benutzerstrukturen definiert werden kann.Mittels dynamischer Sichten kann die Darstellung der Personalakte den Anforderungen der Personalabteilung bzw. der Mitarbeiter frei angepasst werden. Dies ermöglicht ein schnelles Navigieren zu den erforderlichen Unterlagen.

Neben der Volltextsuche nach Dokumenteninhalten steht für umfangreichere Suchabfragen die windream Dokumentensuche zur Verfügung.

Direkte Integration der Personalakte in die Personalmanagementsoftware


Für einen komfortablen Zugriff ist die Personalakte in eine Vielzahl von HR- und Lohnsoftwarepakete integriert (z.B. BMD, MS Dynamics NAV/AX, Sage DPW, SAP etc.).

Prozessmanagement


Mit  der  digitalen  Personalakte  ergibt  sich  auch  die  Möglichkeit,  heutige  Arbeitsabläufe  auf  schnellere  und  effizientere  elektronische  Prozesse  umzustellen.
Beispiele hierfür sind:

  • Personalsuche und Bewerbermanagement
  • Personaleinstellung und Personalaustritt
  • Abwesenheitsgenehmigung
  • Reiseantrag und Reiseabrechnung

Automatische Archivierung von HR Belegen


Eine große Anzahl von Dokumenten wie z.B. Lohnabrechnungen, Lohnkonten, Dienstgeberlisten, Urlaubsaufzeichnungen, Zeitprotokolle, Kommunalsteuererklärungen, Reisekostenabrechnungen etc. wird von der Personalmanagementsoftware erstellt.
Durch die automatische Archivierung in windream entfallen nicht nur manuelle Tätigkeiten, sondern entstehen auch viele Komfortfunktionen bei der Darstellung der Personalinformationen bzw. der Suche nach Einzelbelegen.

Scannen von Personaldokumenten


In der Personalabteilung liegen viele Dokumente weiterhin in Papierform vor - speziell mitarbeiterbezogene Informationen wie Zeugnisse und amtliche Dokumente. Mit einer intelligenten Scanlösung werden auch diese sehr einfach Teil der digitalen Personalakte.

Facts

  • Strukturierte Ablage der elektronischen Personaldokumente
  • Automatische Erinnerungsfunktionen zur Wiedervorlage von Dokumenten
  • Komfortables Scannen und Zuordnen der in Papier vorliegenden Personaldokumente
  • Übernahme der Mitarbeiterstammdaten aus der Personalmanagementsoftware
  • Automatisierung aller Prozessabläufe und Aufgabenverteilungen
  • Schnelle Suche und Anzeige von Mitarbeiterakten
  • Wahrung der sensiblen Datenschutzauflagen und Zugriffsberechtigungen
  • Erfüllung von rechtlichen und Compliance Vorgaben




 

Ansprechpartner

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