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Outlook ist kein Archivsystem

Machen Sie Ihr E-Mail System zur sicheren, zentralen Informationsquelle


Weltweit mehr als 200 Milliarden E-Mails pro Tag

Diese Zahl ist beindruckend und spiegelt die Bedeutung von E-Mails in unserem Alltag wieder. Auch im Büroumfeld sind wir stark davon betroffen - mehr als achtzig Prozent der geschäftsrelevanten Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Kollegen läuft heute über E-Mail. Das bringt die Herausforderung, stets einen Überblick über die Masse an Nachrichten zu behalten und bei Bedarf schnell die benötigte Information zu finden.

Dass der Mailserver kein Archivsystem ist, weiß man – aber er wird in Ermangelung besserer Möglichkeiten oft so genutzt. Das bedeutet übervolle Posteingänge, persönliche Ablagen, große Datenmengen auf den Servern und keine strukturelle Zuordnung der Mails zu Geschäftsfällen.

Ist eine rechtssichere Archivierung von E-Mails erforderlich?

In diesem Kontext stellt sich immer wieder die Frage nach gesetzlichen Voraussetzungen.
Hier muss vorausgeschickt werden, dass eine E-Mail gleichbedeutend mit einem Brief auf Firmenpapier ist und daher rechtliche Verpflichtungen, Aufbewahrungsfristen und die Notwendigkeit von unternehmensinternen E-Mail Richtlinien mit sich bringt.

Im österreichischen (wie auch im deutschen) Recht ergibt sich aus der Aufbewahrungspflicht geschäftsrelevanter Dokumente, dass geschäftliche E-Mail-Kommunikation zu archivieren ist. D.h. es muss die E-Mail-Kommunikation nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit archiviert werden, um damit Beweissicherheit zu erreichen. Deshalb ist aus rechtlichen Gründen ein System einzusetzen, das diese Anforderungen erfüllen kann.

Für weiterführende Informationen mit den gesetzlichen Details fordern Sie bitte unser Rechtsgutachten für windream an.

Aber nicht nur gesetzliche, sondern auch branchenübliche oder firmeninterne Compliance Anforderungen gilt es darüber hinaus zu berücksichtigen. Ein rechtssicher archiviertes E-Mail bietet bei einer erforderlichen Nachweiserbringung einer E-Mail Kommunikation entsprechende Rechts-  bzw. Verhandlungssicherheit.

Nur mit Hilfe einer intelligenten Archivierung sind die Anforderungen lösbar

Ein unwiderlegbares Kriterium für den erfolgreichen Einsatz einer E-Mail Archivierung ist immer einfache Bedienbarkeit, denn komplizierte Bedienung bedeutet, die Software wird nicht genutzt.

Der entscheidende Vorteil der windream Outlook-Integration liegt nun darin, dass sich E-Mail Archivierung und ECM-Aufgaben direkt aus der gewohnten Microsoft Outlook Arbeitsumgebung ausführen lassen.

Es können ganze Postfächer, komplette Ordner oder auch nur ausgewählte E-Mails archiviert werden. Archivierungsregeln beschleunigen hierbei die Ablage, die doppelte Archivierung von E-Mails durch verschiedene Mitarbeiter wird erkannt und angezeigt. Nach der Ablage in windream greifen die Anwender auch weiterhin über Microsoft Outlook auf die Mails zu und arbeiten mit den E-Mails weiter wie bisher.

E-Mails können aber ebenso einfach einem Kunden, Projekt, Vorfall etc. zugeordnet und über die flexiblen windream Suchfunktionen recherchiert und gemeinsam mit allen anderen Dokumenten aus dem ECM angezeigt werden.

Die im Hintergrund laufende Journaling Archivierung garantiert die rechtssichere Archivierung aller E-Mails zur Erfüllung von rechtlichen und Compliance Anforderungen.

E-Mail Archivierung versus ECM System

Durch den modularen Aufbau von windream stellt sich die Frage nicht, ob Sie das eine oder das andere System anschaffen sollten. windream Exchange kann als Basisprodukt für eine reine E-Mail Archivierungslösung mit Vollintegration in Microsoft Outlook und Microsoft Exchange eingesetzt und zu einem späteren Zeitpunkt durch eine einfache Lizenzerweiterung zum vollwertigen ECM System ausgebaut werden.

windream Exchange


 

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