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PDFCold für windream

Im Rahmen des Enterprise Content Managements kommt der automatischen Archivierung von Dokumenten aus ERP-Systemen, aber auch aus anderen Anwendungen ein sehr hoher Stellenwert zu. Dokumente dieser Art machen häufig einen großen Teil der Archivdaten aus. Ein bedeutender Vorteil der elektronischen Dokument-Archivierung liegt darin, dass ein hoher Grad an Automatisierung beim Archivieren erzielt werden kann. Da sich das PDF-Format zu einem weit verbreiteten Standard entwickelt hat, können die meisten Systeme ihre Dokumente als PDF- bzw. PDF/A-Datei zur Verfügung stellen.
Mit PDFCold für windream können PDF-Dokumente automatisch in windream indiziert und archiviert werden. Durch die windream-Rechercheanwendung über Indizes oder Volltext stehen die Dokumente an jedem Arbeitsplatz rasch zur Verfügung. Mittels automatischer Indexverknüpfung können nun beispielsweise alle Dokumente zu einem Kunden, Auftrag oder zu einem Projekt auf Knopfdruck eingesehen werden.

PDFCold Admin


In einer grafischen Oberfläche werden die für einzelne PDF-Dokumenttypen (Anbot, Auftrag, Rechnung etc.) frei konfigurierbaren Profile verwaltet. Diese beinhalten Informationen über die zugeordneten windream-Objekttypen wie Indexfelder, Zielverzeichnisse und Berechtigungsschemata. Besonders wichtig ist hierbei auch die flexible Definition der Verarbeitungsart der Dokumente. Sollten Ausgangsbelege direkt auf Firmenbriefpapier gedruckt werden, wird das entsprechende Hintergrundbild automatisch eingefügt und der komplette „Originalbeleg“ archiviert.

PDFCold Designer


Der PDFCold Designer ist integrativer Bestandteil der PDFCold-Administration. Hier werden
im grafischen, intuitiv bedienbaren Editor die Lesezonen für die Indexwerte markiert (z. B. Kundenname, Belegnummer, etc.). Diese werden im zentralen Verarbeitungsprozess des PDFCold Analyzers ausgelesen und für die Indizierung der Dokumente beziehungsweise zur Steuerung der Archivierungsoptionen eingesetzt.
Neben den einzelnen Indexwerten kann auch der Dokumenttyp aus dem PDF-Dokument ausgelesen werden (zum Beispiel Rechnung). Er dient später der Zuordnung von Archiv-Verzeichnissen, Dokumenten-Lebenszyklen, Zugriffsberechtigungen etc.

PDFCold Analyzer


PDFCold für windream verfügt über einen weitgehend frei konfigurierbaren Parsing- und Importservice, der die PDF-Dateien analysiert, klassifiziert und archiviert. Die Prozesse können zeitgesteuert ausgeführt werden, sodass ein für Unternehmen und Mitarbeiter optimaler Zeitpunkt für
die Datenübernahme in das Archiv gewählt werden kann. Der PDFCold Analyzer bietet eine Reihe von Funktionen für die automatische Verarbeitung

PDFCold Search


Als nahtlose Integration der Belegsuche in die ERP-Applikation kann die windream-Suche direkt aus der Anwendung oder über ein mitgeliefertes VB-Skript angesprochen werden. An dieses Skript werden die gesuchten Indexkriterien (zum Beispiel Dokumenttyp, Belegnummer, etc.) übergeben. Danach wird die Suche ohne weitere Eingaben vollautomatisch ausgeführt und die Ergebnisliste angezeigt. Das gewünschte Dokument lässt sich nun direkt aus der Liste heraus auswählen. Wird nur ein Dokument gefunden, kann es direkt und ohne weitere Eingaben geöffnet und angezeigt werden.