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SecuredLink für windream

Als zentrales Dokumentenmanagement System bietet windream alle Möglichkeiten der Verwaltung, Versionierung und Verteilung von Dokumenten innerhalb der windream Systembenutzer. In den verschiedensten Bereichen wie Kundendienst, Marketing, Vertrieb oder auch technische Entwicklung werden aber auch Dokumente erzeugt, die Personen zur Verfügung gestellt werden sollen, die über keinen direkten Zugriff auf das System verfügen.

Einfacher, sicherer Versand

Mit SecuredLink für windream können Links zu Dateien in windream, natürlich unter Berücksichtigung verschiedenster Sicherheitsrichtlinien, einfach mittels E-Mail versandt werden. Mit  einem  Mausklick  können  berechtigte  Benutzer  einen  „secured“  (gesicherten)  Link an  Empfänger  versenden,  die  sonst  keinen  direkten  Zugang  zum  windream  System haben - d.h. auch an externe Empfänger. Es sind keine zeitraubenden Kopien auf weiteren Servern (z.B. FTP) und die Erstellung von Download Links erforderlich. So kann ein Zugriff auf Dokumente, die im zentralen ECM verwaltet werden, auch direkt in eine Webseite eingebettet werden.

Folgende Dokumente können so zum Beispiel einfach publiziert werden:
• Kundeninformationen (Angebote, Auftragsbestätigungen, etc.)
• Broschüren / Präsentationen
• Technische Beschreibungen
• Betriebsanleitungen / Handbücher


Berechtigungen und Sicherheit

Öffentlich zugängliche Downloadlinks dürfen in der Regel nur einem eingeschränkten Anwenderkreis zugestellt werden. Um hier auch eine möglichst hohe Flexibilität, aber auch Kontrolle zu gewährleisten, werden die Versandmöglichkeiten in SecuredLink für windream über das Standard windream Berechtigungssystem gesteuert. Links können z.B. von einem Anwender nur versandt werden, wenn eine für diese Funktion freigegebene Benutzergruppe zumindest Leserechte hat und der Anwender Mitglied dieser Gruppe ist. Die Zuordnung erfolgt über die windream Rechtesteuerung – hiermit kann sehr flexibel und detailliert gesteuert werden, welche Dokumente öffentlich freigegeben werden.

Facts


•    Einfacher Zugriff auf Dokumente ohne direkten windream Zugang
•    Keine speziellen Anmeldemechanismen für die Empfänger
•    Versand von schlanken E-Mails, keine großen E-Mail Anhänge
•    Keine Ablehnung von E-Mails auf Empfängerseite durch Größenbeschränkungenoder
     gelöschte Anhänge aufgrund von Sicherheitseinstellungen
•    Geringere Belastung des E-Mail Servers, damit höhere Performance sowie weniger Speicherplatzbedarf

SecuredLink live


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