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Transmittal Management

Transmittal Management für windream


Größere Projekte oder komplexere Auftragssituationen erfordern aus organisatorischen oder rechtlichen Gründen, daß Dokumente nur an einen definierten Personenkreis weitergereicht werden und die Empfänger die Übernahme entsprechend unterschreiben. Mit dem Einsatz von windream und der damit einhergehenden Digitalisierung des Arbeitsalltages ist natürlich ein konventioneller Dokumentenaustausch mit Papier und Post weder zeitgemäß noch funktionell sinnvoll.
Transmittal Management für windream automatisiert und kontrolliert die Projektkommunikation zu anderen, externen Projektteilnehmern oder Lieferanten und Kunden. Dokumente bzw. komplette Dokumentenbestände können entsprechenden Empfängern zugeordnet und diesen per E-Mail oder in der gesicherten, benutzerbezogenen Umgebung des Transmittal Portals zur Verfügung gestellt werden.

Einfache Zusammenstellung und flexibler Versand von Dokumentenpaketen


Dokumente für ein Übertragungspaket (Transmittal Package) können einfach in einer windream Suchergebnisliste oder auch im Windows Explorer selektiert und dem Paket via drag & drop hinzugefügt werden. Parallel zu diesen Informationen werden die gewählte Übertragungsform (E-Mail, gesicherter Webzugang, FTP Upload) und die entsprechenden Empfänger in der Übertragungskonfiguration als Datei in windream gespeichert. Dies ermöglicht die spätere Wiederverwendung des gleichen Übertragungspaketes.


Start von Übertragungen auch aus Drittanwendungen


Die gesicherte Dokumentenübertragung an die Empfänger kann entweder manuell, zeitgesteuert oder auch direkt aus Drittanwendungen erfolgen. D.h. der Abschluss einer Aufgabe in einer Projektplanungssoftware kann automatisch den Versand der entsprechenden Dokumente auslösen.
Für die jeweilige Übertragung kann auch automatisch ein Deckblatt erzeugt und beigefügt werden.
Der Empfänger bestätigt den Empfang entweder durch eine Antwort (als Empfangsbestätigung) auf das E-Mail, durch das Öffnen des Links zum Übertragungspaket im E-Mail oder durch den Download im integrierten Transmittal Portal. Bei allen drei Varianten erfolgt automatisch ein Eintrag in der windream Historie der Transmittal Datei, der entsprechend als Empfangsnachweis dient.

Empfangsbestätigung und Protokollierung


Die Dokumentenverteilung stellt nur den Beginn eines komplexen Prozesses dar. Die Originaldokumente und das Übertragungspaket werden archiviert und können damit nicht mehr nachträglich manipuliert werden. Das Übertragungsprotokoll wird zur weiteren Nachvollziehbarkeit ebenfalls in windream archiviert. Mit den ebenfalls eingetragenen Empfangsbestätigungen ergibt sich ein durchgängig dokumentiertes System.Unternehmerische Risiken in der Zusammenarbeit mit Dritten werden dadurch wesentlich reduziert - es ist jederzeit nachvollziehbar was, wann an wen geschickt wurde.Extern Beteiligte können einfach auf Informationen zugreifen, Dokumente abzeichnen und damit weitere Prozesse automatisiert auslösen.

Facts

•    Einfache Zusammenstellung von Dokumentenpaketen
•    Erzeugung von Deckblättern
•    Übertragung manuell oder von Prozessen bzw. Anwendungen auslösbar
•    Gesicherte Übertragung zu Empfängern oder anderen Systemen
•    Protokollierter Empfang, Prozess komplett nachvollziehbar
•    Reduktion von unternehmerischen Risiken

 

Ansprechpartner

Pronobis GmbH
Traungasse 11
1030 Wien
Tel: +43 (1) 717 31 411
Fax: +43 (1) 717 31 150
informationcenter@pronobis.at

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