Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse!
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windream - Enterprise Content Management System
windream ist das einzige ECM-System, das mit der weltweit patentierten VFS-Technologie vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert wurde. windream zeichnet sich durch intuitive Bedienung aus, ist enorm anwenderfreundlich und benötigt keine eigene Benutzeroberfläche, da sämtliche ECMFunktionen direkt über den Windows Explorer ausgeführt werden. Darüber hinaus lässt sich das windream ECM-System durch seine Windows Integration mit den Produkten verschiedenster Drittanbieter einfach kombinieren. Den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt, gleichgültig, ob ERP- oder CRM-Systeme, SAP- und SharePoint-Lösungen oder auch spezielle Speichersysteme mit windream verbunden werden sollen. windream läuft auf Standard Windows Betriebssystemen und kann sehr einfach in eine bestehende IT-Infrastruktur und Cloud Services von Amazon (AWS) oder Microsoft (Azure) integriert werden. Durch die Skalierbarkeit und flexible Konfiguration kann windream in allen Unternehmensgrößen gleichermaßen eingesetzt werden.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Alle bestehenden Programme können unverändert weiter verwendet werden
- Einfache Migration und Bedienung durch Windows Explorer und Outlook Integration
- Mobiles Arbeiten mit Smartphone und Tablet
- Sehr geringer Schulungsaufwand
- Flexibles, kostengünstiges Lizenzmodell für alle Unternehmensgrößen
- Technologiegarantie durch Microsoft Zertifizierung
Dokumentenerfassung
Ob über einen Scanner am Arbeitsplatz, Digitalkopierer oder mittels Kamera am SmartPhone oder Tablet, das ECM-System automatisiert den gesamten Erfassungs-, Indizierungs- und Archivierungsprozess. Angefangen von der automatischen Belegtrennung über die Einbindung von externen Datenbankinformationen bis hin zur Positionsdatenerfassung in Rechnungen für die detaillierte Werteübergabe an die Rechnungseingangsprüfung: Papierdokumente können schnell erfasst und in wertvolle, weiterverarbeitbare Informationen umgewandelt werden.Vorhandene Multifunktionsgeräte verschiedenster Hersteller können auch für das Scannen und eine direkte Eingabe von Indexkriterien am Gerätedisplay eingesetzt werden. Ein eigener Scanarbeitsplatz ist dann nicht mehr erforderlich. Für eine komfortable Suche nach Textinhalten und eine systemunabhängige Darstellung werden alle Dokumente im standardisierten PDF/A Format archiviert – die Papierbelege können vernichtet werden und wertvoller Büroraum wird gewonnen.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Auf Papier vorhandene Information steht unternehmensweit zur Verfügung
- Papierdokumente werden Teil des recherchierbaren Dokumentenbestandes
- Erfassung, Indizierung und Archivierung in einem einzigen Arbeitsschritt
- Nutzung vorhandener Multifunktionsgeräte mit direkter Datenerfassung am Gerät
- Automatische Zuordnung durch Barcode- und Schrifterkennung
Dokumenten Management
windream eröffnet Anwendern unterschiedlichste Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit im Unternehmen so effizient wie möglich zu gestalten und zu optimieren. Metadaten, wie z.B. die Indizes, die Historien, die Rechte und die verschiedenen Versionen von Dokumenten stellt windream ganz einfach auf zusätzlichen Registerkarten im Kontextmenü des Windows Explorers dar. Auch die Ordnerstrukturen oder vollständige Aktenpläne werden direkt im Explorer präsentiert. Das erspart dem Anwender eine mühevolle Einarbeitung in komplexe Oberflächenstrukturen. Zusätzlich ermöglicht es windream auch neue Versionen von Dokumenten zu erstellen und das Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur explizit autorisierte Anwender auf Dokumente und Metadaten zugreifen können. Über eine einfache Suche werden sehr schnell einzelne Dokumente gefunden oder auch komplette Akten, wie z.B. Auftrags- oder Personalakten, jedem berechtigten Mitarbeiter strukturiert angezeigt. Die Volltextsuche eröffnet auch noch weitere Möglichkeiten.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Dokumente, E-Mails, Pläne, etc. werden zentral verwaltet und verteilt
- Schnelle Suche und Anzeige von Dokumenten und Gesamtakten
- Direkte Anzeige von über 400+ Dokumentenformaten
- Automatische Verständigung bei Dokumentenänderungen oder -neuanlagen
- Schutz sensibler Dokumente und E-Mails durch Zugriffsberechtigungen
E-Mail Archivierung
Unternehmen und Anwender stehen täglich vor der zeitraubenden Aufgabe, sich durch eine Flut von Mails kämpfen zu müssen und dabei auch noch zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden. windream bietet hierfür eine sinnvolle und einfach bedienbare E-Mail Archivierungslösung. Durch die Archivierung stehen die E-Mails auch anderen Mitarbeitern im Rahmen einer Dokumenten- oder Aktensuche zur Verfügung – natürlich nur bei entsprechender Berechtigung. Eine Verknüpfung mit den Maildaten wie Absender, Empfänger, Betreff und Maildatum bzw. die Zuordnung zum entsprechenden Kunden, Lieferanten oder Projekt erfolgt automatisch. Darüber hinaus werden die Nachrichten selbst und ausgegliedert die angefügten Dateien gespeichert. Damit kann nun auch komfortabel nach den Mailanhängen gesucht werden. Selbstverständlich werden im Hintergrund sämtliche Textinhalte extrahiert und für eine „da war doch schon einmal Etwas“ Suche zur Verfügung gestellt.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Schnelle Suche im archivierten Nachrichtenbestand für alle Mitarbeiter
- Zugriff auf archivierte Nachrichten über Microsoft Outlook und windream
- Manuelle oder automatisierte Archivierung mit individueller Regelerstellung
- Aufbau einer unternehmensweiten Wissensbasis
- Deutliche Entlastung des E-Mail Servers
ERP Integration
Ein ERP-System deckt heutzutage alle möglichen Anwendungsfälle ab, die Unternehmen zur sicheren Planung und Realisierung ihrer Ziele benötigen. windream verknüpft beliebige Dokumente mit spezifischen ERP-Prozessen und lässt sich zu diesem Zweck in nahezu alle ERP- und branchenspezischen Anwendungen integrieren. Die Initiierung von Workflows wie Bestellfreigabe, Rechnungsprüfung etc. kann direkt durch entsprechende ERP-Funktionen oder auch aus einem Scanvorgang erfolgen. Auf Knopfdruck werden alle Belege direkt angezeigt oder eine umfassendere Belegsuche gestartet. Notizen werden direkt elektronisch auf den Dokumenten angebracht und gehen damit auch nicht mehr verloren. Und das Beste: Die Mitarbeiter müssen ihre gewohnte Arbeitsumgebung – im Normalfall die Oberfläche ihres ERP-Systems – nicht einmal verlassen, um die windream-spezifischen ECM-Funktionen nutzen zu können.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Automatische Archivierung aller Eingangs- und Ausgangsbelege
- Dynamische Sicht auf komplette Kunden-, Auftrags- oder Projektakten
- Schnellere Abwicklung von Prozessen und verbesserte Datenqualität
- Kostenreduktion durch elektronischen Rechnungsversand
- Schnittstellen zu BMD, IBM System i, IGEL, wowis, Microsoft Dynamics BC (NAV)/FO (AX), Sage, SAP uvm.
Rechtssichere Archivierung
Rechtssichere (revisionssichere) Archivierung und Compliance sind heute aufgrund von rechtlichen Voraussetzungen und der fortschreitenden elektronischen Abwicklung von Geschäftsprozessen eine absolute Notwendigkeit geworden. Neben digitalen Rechnungen, SEPA Dokumenten und Geschäftsbriefen fällt auch der E-Mail Archivierung eine große Bedeutung zu. Mit den Standardfunktionen des windream Archivs können die gegebenen Anforderungen ohne weitere Integrationsarbeiten sehr einfach und kostengünstig umgesetzt werden. Compliance Vorgaben für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsabläufen und deren Dokumentation erfordern oft auch eine rechtssichere Archivierung. Diese sind, speziell durch Basel II/III und SOX/Euro SOX, auch ein internationales Thema. Im Bereich von Finanzdienstleistungen und pharmazeutischen Produktionen unbedingt erforderlich, bietet ein rechtssicheres Archiv ebenfalls eine erhöhte Sicherheit für die Belange des Qualitätsmanagement und der ISO Zertifizierungen.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Rechtssichere Archivierung aller Belege, Dokumente und E-Mails
- Garantierter Schutz vor Manipulation
- Erfüllung aller gesetzlichen Bestimmungen laut BAO und UGB
- Automatische Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungsfristen
- Papierarchiv entfällt – Einsparung der Ablage- & Büroraumkosten
Prozessoptimierung
Je komplexer sie sind, desto schwieriger lassen sich Geschäftsprozesse steuern. Manchmal sind es aber auch einfache Abläufe, die einfach zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch es geht auch leichter und schneller – mit dem windream Prozessmanagement (BPM). Die individuell konfigurierbare Arbeitsoberfläche erlaubt es Bearbeitern und Workflow-Designern gleichermaßen, das gesamte System exakt auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Durch die Möglichkeit, reale Geschäftsprozesse auf einer virtuellen Ebene genauestens abzubilden und vollständig zu automatisieren, unterstützt windream BPM Unternehmen in der zeitsparenden Abwicklung täglich wiederkehrender Abläufe. Die unterschiedlichen Workflows können einfach aus verschiedensten Anwendungen (z.B. Officeprogramme, ERP Systeme, Eigenentwicklungen, Webseiten) oder durch einen Anwender selbst gestartet werden, wobei die Daten bidirektional ausgetauscht werden können.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Einheitliche und standardisierte Prozesse
- Prüfungs- und Freigabeworkflows laufen schneller und autonomer
- Zeitliche Kontrolle mit automatischer Weiterleitung und Eskalationsmöglichkeiten
- Mitarbeiter können ohne Spezialwissen einfach eingebunden werden
- Vielseitige Überwachungs- und Auswertungsmöglichkeiten
Flexibles Arbeiten mit mobilen Geräten
Alle Mitarbeiter, die häufig geschäftlich unterwegs sind, benötigen Zugriff auf den Informationspool ihres Unternehmens – unabhängig davon, an welchem Ort der Welt sie sich gerade befinden. Immer mehr Menschen sind auch nicht mehr zu geregelten Zeiten im Büro. Mit den mobilen Lösungen von windream wird der Informationsaustausch wesentlich flexibler und schneller. Durch die Möglichkeit, zeitlich und räumlich unabhängig zu arbeiten, profitieren sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter. iPhones, iPads, Smartphones und Tablet-PCs gehören längst zum Business-Alltag, wenn es um das mobile Management von Kontakten, Terminen und sonstigen Daten geht. Den Mitarbeitern, die jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente ihres Unternehmens benötigen, steht mit windream eine leistungsfähige Lösung für den mobilen Einsatz zur Verfügung. Sie gewährleistet ein orts- und zeitunabhängiges Dokumentenmanagement. Darüber hinaus können auch Aufgaben in Workflows per Knopfdruck übernommen und beantwortet werden.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Schnelle Kommunikation und Dokumentenaustausch mit anderen Mitarbeitern
- Bearbeitungsprozesse ortsunabhängig auslösen bzw. daran teilnehmen
- Datenerfassung am Ort des „Auftretens“
- Komfortables Speichern von Bildern zur Dokumentation
- Mobiles ECM auf allen gängigen Plattformen
Digitale Personalakte.
Unterstützung der Personalabteilung für Personaldokumente, Arbeitsprozesse und Compliance Anforderungen.
Digitales Qualitätsmanagement.
Elektronische Dokumentenlenkung mit automatisierter, unternehmensweiter Zurverfügungstellung.
Vertragsmanagement.
Digitale Vertragsverwaltung mit zentraler Prozesssteuerung im sicheren ECM Umfeld.
Rechnungsmanagement.
E-Invoicing mit digitaler Prozessabwicklung und rechtssicherer Archivierung.
Digitale Personalakte.
Unterstützung der Personalabteilung für Personaldokumente, Arbeitsprozesse und Compliance Anforderungen.
Digitales Qualitätsmanagement.
Elektronische Dokumentenlenkung mit automatisierter, unternehmensweiter Zurverfügungstellung.
Vertragsmanagement.
Digitale Vertragsverwaltung mit zentraler Prozesssteuerung im sicheren ECM Umfeld.
Rechnungsmanagement.
E-Invoicing mit digitaler Prozessabwicklung und rechtssicherer Archivierung.
windream Enterprise Content Management
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt technologisch führende Lösungen für die digitale Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art. windream zählt seit Jahren zu den Markführern im Bereich elektronischer Archivierung, Dokumentverwaltung und Geschäftsprozess-Steuerung. Das patentierte und vollständig in Windows integrierte ECM-System wurde mehrmals Testsieger in der ECM-Studie des Würzburger Business Application Research Centers.
Digitalisierung von Dokumenten
Kofax‘ Intelligent Automation Software Plattform ermöglicht es, informationsintensive Geschäftsprozesse zu transformieren, manuelle Tätigkeiten und Fehler zu reduzieren, die Kosten zu minimieren und die Kundenbindung zu verbessern. Kofax kombiniert RPA, kognitive Erfassung, Prozessorchestrierung, Mobilitätsfunktionen und Kundenansprache sowie Analysefunktionen in einer Lösung. Dies vereinfacht die Implementierung und führt umgehend zu außerordentlichen Ergebnissen, die die Compliance-Risiken verringern und die Wettbewerbsfähigkeit, das Wachstum und die Rentabilität verbessern.
Input Management
Die One Click Solutions GmbH stellt Produkte und Lösungen im Bereich Input-Management zur Verfügung, mit denen sich Arbeitsprozesse flexibel und effizient optimieren lassen. Mit lernenden und baukastenorientierten Werkzeugen werden Beleg- und Formularerfassung, Posteingangslösungen oder Kontieren hoch automatisiert. Die Integration in bestehende digitale Prozesse ist durch die weitgehende Systemoffenheit gegeben.
Suchbegriffe Enterprise Content Management
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