Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse!
verwaltete Dokumente in Österreich
Benutzer-Lizenzen in Österreich
Enterprise Content Management mit windream
windream eröffnet Anwendern unterschiedlichste Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit im
Unternehmen so effizient wie möglich zu gestalten und zu optimieren. Dokumentenmanagement,
Geschäftsprozessautomatisierung, mobile Arbeitsplätze und weltweite Kollaboration bringen Ihre
digitale Arbeitswelt in eine neue Dimension.
windream: zwei Welten, EIN System
Dokumentenverwaltung, Prozesse, unternehmensspezifische Arbeitsweisen und
Benutzergewohnheiten sind durchaus sehr unterschiedlich. windream bietet mit seiner
Vollintegration in die Windows Welt und dem windream Dynamic Workspace für Webbrowser und
mobile Geräte eine Systemwelt für alle Anforderungen.
windream: freie Wahl der Strategie
Bei windream entscheiden Sie als Kunde, welche technische Lösung Sie bevorzugen – Betrieb in der
Cloud oder lokal auf eigenem Server. Sie entscheiden damit auch wo Ihre Daten (rechtssicher)
gespeichert werden – lokal in Ihrem Unternehmen, in Microsoft Azure oder auch Amazon AWS.
Dokumentenmanagement
windream stellt die Anwenderfreundlichkeit und Systemintegrationen an ganz oberste Stelle, da diese einen sehr wesentlichen Einfluss auf die Benutzerakzeptanz und damit auf die Nutzung des Systems haben. Wahlweise kann in der Windows-Oberfläche oder im frei gestaltbaren Browserclient gearbeitet werden. windream ist das einzige ECM-System, das mit der weltweit patentierten VFS-Technologie vollständig in den Windows Explorer integriert
und als Weblaufwerk arbeitet.
windream beherrscht selbstverständlich alle Standard DMS-Funktionen wie Dokumentenindexierung, Historienaufzeichnung, Wiedervorlagen und Fristenverwaltung.
Zusätzlich ermöglicht es windream auch neue Versionen von Dokumenten zu erstellen und das Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur explizit autorisierte Anwender auf Dokumente und Metadaten zugreifen können. Über eine einfache Suche werden sehr schnell einzelne
Dokumente gefunden oder auch komplette Akten, wie z.B. Auftrags- oder Personalakten, jedem berechtigten Mitarbeiter strukturiert angezeigt. Die Volltextsuche eröffnet auch noch weitere Möglichkeiten.
Auch die Ordnerstrukturen oder vollständige Aktenpläne werden direkt im Explorer präsentiert. Das erspart dem Anwender eine mühevolle Einarbeitung in komplexe
Oberflächenstrukturen.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Alle bestehenden Programme können unverändert weiterverwendet werden
- Einfache Migration und Bedienung durch Windows Explorer und Outlook Integration
- Mobiles Arbeiten in einem modernen Browserclient, am Smartphone oder Tablet
- Dokumente, E-Mails, Pläne, etc. werden zentral verwaltet und verteilt
- Schnelle Suche und Anzeige von Dokumenten und Gesamtakten
- Direkte Anzeige von über 750+ Dokumentenformaten
- Automatische Verständigung bei Dokumentenänderungen oder -neuanlagen
- Schutz sensibler Dokumente und E-Mails durch Zugriffsberechtigungen
- Modulare Erweiterungsmöglichkeiten
E-Mail-Archivierung
Unternehmen und Anwender stehen täglich vor der zeitraubenden Aufgabe, sich durch eine Flut von Mails kämpfen zu müssen und dabei auch noch zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden. windream bietet hierfür eine sinnvolle und einfach bedienbare E-Mail Archivierungslösung. Durch die Archivierung stehen die E-Mails auch anderen Mitarbeitern im Rahmen einer Dokumenten- oder Aktensuche zur Verfügung – natürlich nur bei entsprechender Berechtigung. Eine Verknüpfung mit den Maildaten wie Absender, Empfänger, Betreff und Maildatum bzw. die Zuordnung zum entsprechenden Kunden, Lieferanten oder Projekt erfolgt automatisch. Darüber hinaus werden die Nachrichten selbst und ausgegliedert die angefügten Dateien gespeichert. Damit kann nun auch komfortabel nach den Mailanhängen gesucht werden. Selbstverständlich werden im Hintergrund sämtliche Textinhalte extrahiert und für eine „da war doch schon einmal Etwas“ Suche zur Verfügung gestellt.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Schnelle Suche im archivierten Nachrichtenbestand für alle Mitarbeiter
- Zugriff auf archivierte Nachrichten über Microsoft Outlook und windream
- Manuelle oder automatisierte Archivierung mit individueller Regelerstellung
- Aufbau einer unternehmensweiten Wissensbasis
- Deutliche Entlastung des E-Mail Servers
Anwendungsintegration
Ein ECM-System stellt sich nicht als Insel dar, es muss sich in die vorhandene Systemwelt eines Unternehmens integrieren und im Austausch mit den vorhandenen Anwendungen stehen.
windream verknüpft beliebige Dokumente mit spezifischen Prozessen in diesen Systemen und lässt sich zu diesem Zweck in nahezu alle ERP, HR, CRM sowie branchenspezifischen Anwendungen integrieren. Die (rechtssicher) Archivierung der Dokumente aus den
Applikationen erfolgt automatisch im Hintergrund.
Auf Knopfdruck werden alle Dokumente direkt angezeigt oder eine umfassendere Belegsuche gestartet. Notizen werden elektronisch auf den Dokumenten angebracht und gehen damit auch nicht mehr verloren.
Im Bereich der ERP-System kann darüber hinaus die Initiierung von Workflows wie Bestellfreigabe, Rechnungsprüfung etc. direkt durch entsprechende ERP-Funktionen oder auch aus einem Scanvorgang erfolgen.
Und das Beste: Die Mitarbeiter müssen ihre gewohnte Arbeitsumgebung – im Normalfall die Oberfläche ihres ERP-Systems nicht einmal verlassen, um die windream-spezifischen ECM-Funktionen nutzen zu können.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Automatische Archivierung aller Angebote, Eingangs- und Ausgangsbelege
- Dynamische Sicht auf komplette Kunden-, Auftrags- oder Projektakten
- Schnellere Abwicklung von Prozessen und verbesserte Datenqualität
- Kostenreduktion durch elektronischen Rechnungsversand
- Schnittstellen zu APplus, BMD, DATEV, IBM System i, IGEL, wowis, Microsoft Dynamics, Ramsauer&Stürmer, SAP uvm.
Rechtssichere Archivierung
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Rechtssichere Archivierung aller Belege, Dokumente und E-Mails
- Garantierter Schutz vor Manipulation
- Erfüllung aller gesetzlichen Bestimmungen laut BAO und UGB
- Automatische Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungsfristen
- Papierarchiv entfällt – Einsparung der Ablage- & Büroraumkosten
Prozessoptimierung
Je komplexer sie sind, desto schwieriger lassen sich Geschäftsprozesse steuern. Manchmal sind es aber auch einfache Abläufe, die einfach zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch es geht auch leichter und schneller – mit dem windream Prozessmanagement (BPM). Die individuell konfigurierbare Arbeitsoberfläche erlaubt es Bearbeitern und Workflow-Designern gleichermaßen, das gesamte System exakt auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Durch die Möglichkeit, reale Geschäftsprozesse auf einer virtuellen Ebene genauestens abzubilden und vollständig zu automatisieren, unterstützt windream BPM Unternehmen in der zeitsparenden Abwicklung täglich wiederkehrender Abläufe. Die unterschiedlichen Workflows können einfach aus verschiedensten Anwendungen (z.B. Officeprogramme, ERP Systeme, Eigenentwicklungen, Webseiten) oder durch einen Anwender selbst gestartet werden, wobei die Daten bidirektional ausgetauscht werden können.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Einheitliche und standardisierte Prozesse
- Prüfungs- und Freigabeworkflows laufen schneller und autonomer
- Zeitliche Kontrolle mit automatischer Weiterleitung und Eskalationsmöglichkeiten
- Mitarbeiter können ohne Spezialwissen einfach eingebunden werden
- Vielseitige Überwachungs- und Auswertungsmöglichkeiten
Home Office - mobiles Arbeiten
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Schnelle Kommunikation und Dokumentenaustausch mit anderen Mitarbeitern
- Bearbeitungsprozesse ortsunabhängig auslösen bzw. daran teilnehmen
- Datenerfassung am Ort des „Auftretens“
- Komfortables Speichern von Bildern zur Dokumentation
- Mobiles ECM auf allen gängigen Plattformen
Dokumentenerfassung
Ob über einen Scanner am Arbeitsplatz, Digitalkopierer oder mittels Kamera am SmartPhone oder Tablet, das ECM-System automatisiert den gesamten Erfassungs-, Indizierungs- und Archivierungsprozess. Angefangen von der automatischen Belegtrennung über die Einbindung von externen Datenbankinformationen bis hin zur Positionsdatenerfassung in Rechnungen für die detaillierte Werteübergabe an die Rechnungseingangsprüfung: Papierdokumente können schnell erfasst und in wertvolle, weiterverarbeitbare Informationen umgewandelt werden.Vorhandene Multifunktionsgeräte verschiedenster Hersteller können auch für das Scannen und eine direkte Eingabe von Indexkriterien am Gerätedisplay eingesetzt werden. Ein eigener Scanarbeitsplatz ist dann nicht mehr erforderlich. Für eine komfortable Suche nach Textinhalten und eine systemunabhängige Darstellung werden alle Dokumente im standardisierten PDF/A Format archiviert – die Papierbelege können vernichtet werden und wertvoller Büroraum wird gewonnen.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Auf Papier vorhandene Information steht unternehmensweit zur Verfügung
- Papierdokumente werden Teil des recherchierbaren Dokumentenbestandes
- Erfassung, Indizierung und Archivierung in einem einzigen Arbeitsschritt
- Nutzung vorhandener Multifunktionsgeräte mit direkter Datenerfassung am Gerät
- Automatische Zuordnung durch Barcode- und Schrifterkennung
- AI unterstütze Dokumentenerkennung und Datenextraktion
- Erfasste Bilder werden zum wertvollen Bestandteil der Dokumentation
Automatische Belegerkennung
Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen oder auch Werkszugnisse ziehen in den meisten Fällen Verwaltungs- oder Verarbeitungsprozesse nach sich, die Workflow basiert elektronisch durchlaufen werden.
Durch AI-gestützte Datenextraktion werden dafür die relevanten Informationen aus Belegen oder anderen Dokumenten automatisch extrahiert.
Die Leistungsfähigkeit der Erfassung entscheidet dabei über den Automatisierungsgrad. Denn je besser und flexibler der Übergang von einlangenden Belegen zur elektronischen Weiterverarbeitung gelingt, umso vielfältiger sind die anschließenden Möglichkeiten und das
Einsparpotential, auch in Hinblick auf die nachfolgenden Back Office Systeme, wie z.B. ECM oder ERP-Systeme. Über viele Konfigurationsmöglichkeiten kann der
Erfassungsprozess kundenspezifisch justiert und auf die nachfolgenden Anwendungen oder
Workflows abgestimmt werden.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Gescannte oder elektronische Rechnungen werden automatisch verarbeitet
- Entlastung von Mitarbeitern durch Eliminierung manueller Tätigkeiten
- Integration der Belegerkennung bis zur Direktbuchung im ERP
- Umsetzung eines digitalen Rechnungsmanagements
- Schneller Datenabgleich mit Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferungen
- Verlässlicher ROI durch automatisierte Datenerfassung
windream Enterprise Content Management
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt technologisch führende Lösungen für die digitale Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art. windream zählt seit Jahren zu den Markführern im Bereich elektronischer Archivierung, Dokumentverwaltung und Geschäftsprozess-Steuerung. Das patentierte und vollständig in Windows integrierte ECM-System wurde mehrmals Testsieger in der ECM-Studie des Würzburger Business Application Research Centers.
Digitalisierung von Dokumenten
Kofax‘ Intelligent Automation Software Plattform ermöglicht es, informationsintensive Geschäftsprozesse zu transformieren, manuelle Tätigkeiten und Fehler zu reduzieren, die Kosten zu minimieren und die Kundenbindung zu verbessern. Kofax kombiniert RPA, kognitive Erfassung, Prozessorchestrierung, Mobilitätsfunktionen und Kundenansprache sowie Analysefunktionen in einer Lösung. Dies vereinfacht die Implementierung und führt umgehend zu außerordentlichen Ergebnissen, die die Compliance-Risiken verringern und die Wettbewerbsfähigkeit, das Wachstum und die Rentabilität verbessern.
Input Management
Die One Click Solutions GmbH stellt Produkte und Lösungen im Bereich Input-Management zur Verfügung, mit denen sich Arbeitsprozesse flexibel und effizient optimieren lassen. Mit lernenden und baukastenorientierten Werkzeugen werden Beleg- und Formularerfassung, Posteingangslösungen oder Kontieren hoch automatisiert. Die Integration in bestehende digitale Prozesse ist durch die weitgehende Systemoffenheit gegeben.
Suchbegriffe Enterprise Content Management
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Scannen und mobile Erfassung!