Digitale Personalakte

Unterstützung der Personalabteilung für Personaldokumente, Arbeitsprozesse und Compliance Anforderungen.

Optimale Prozesssteuerung

Die digitale Personalakte für windream verbindet HR-Verwaltungsfunktionen mit optimaler Prozesssteuerung. Die Grundlage bietet die vollständige Digitalisierung des Personalaktes mit der gesetzeskonformen Langzeitarchivierung im Hintergrund. Einerseits schützt ein umfassendes Berechtigungskonzept alle sensiblen Daten und Dokumente, andererseits können den Datenschutzanforderungen folgend personenbezogene Informationen auch automatisch wieder gelöscht werden.

Personalabteilung im Wandel der Zeit

Eine Personalabteilung sieht sich heute einer Vielzahl von Aufgaben gegenüber. Ein Teil davon wird in der Personalmanagementsoftware abgewickelt, aber viele andere Arbeiten hängen mit den persönlichen Dokumenten der Mitarbeiter (Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Meldebescheinigung etc.) und regelmäßig anfallenden Dokumenten wie Abrechnungen, Zeitnachweisen, Reisekostenabrechnungen etc. zusammen. Die Verwaltung von Bewerbern und deren Unterlagen ist ebenfalls ein umfangreicher Aufgabenbereich der Personalabteilung.
Dazu kommt eine Reihe von Arbeitsprozessen für die Personaleinstellung, Urlaubs- bzw. Abwesenheitsmeldungen, Reiseanträge usw. sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen wie z.B. die EU Datenschutzverordnung.

Dynamischer Aktenaufbau

Schnelles Navigieren durch die Personalakten mittels persönlicher, dynamischer Sichten.

~

Gesicherter Zugriff auf Personaldokumente

Ein feingliedriges Berechtigungskonzept steuert den Zugriff auf die rechtssicher archivierten Dokumente

Prozessmanagement

Personaleinstellungen, Reiseanträge, Abwesenheitsgenehmigungen etc. werden im Rahmen von überwachten Workflows automatisiert abgewickelt.

W

Integration

Die Personalakte integriert sich nahtlose in eine Vielzahl von HR- und Lohnsoftwarepaketen (z.B. BMD, MS Dynamics NAV/AX, Sage DPW, SAP etc.).

Mitarbeiterportal

Mitarbeitern werden ihre Dokumente per E-Mail oder in einem Portal selbständig zur Verfügung gestellt.

Bewerbermanagement

Bewerberdokumente werden im Rahmen der vorgegebenen Datenschutzauflagen zentral gespeichert und prozessgesteuert verwaltet.

Funktionen der elektronischen Personalakte

  • Strukturierte Ablage der elektronischen Personaldokumente
  • Automatische Erinnerungsfunktionen zur Wiedervorlage von Dokumenten (Führerschein, polizeiliches Führungszeugnis, Qualifikationsbestätigung etc.)
  • Komfortables Scannen und Zuordnen der in Papier vorliegenden Personaldokumente
  • Übernahme der Mitarbeiterstammdaten aus der Personalmanagementsoftware für die Indexierung der Personaldokumente
  • Automatisierung aller Prozessabläufe und Aufgabenverteilungen
  • Schnelle Suche und Anzeige von Mitarbeiterakten für berechtigte Benutzer
  • Wahrung der sensiblen Datenschutzauflagen (DSGVO) und Zugriffsberechtigungen
  • Zurverfügungstellung von persönlichen Dokumenten für die Mitarbeiter
  • Erfüllung von rechtlichen und Compliance Vorgaben

Live Präsentation Anmeldung

t

Haben Sie weitere Fragen?

Suchbegriffe Verwaltungslösungen

BPM – Workflow – Prozessmanagement – Business Process Management – Geschäftsprozesse – Verfahrensanweisungen –  Arbeitsanweisungen – SOP Standard Operating Procedure – Digitaler Personalakt – Mitarbeiterportal – Personaleinstellung Prozess, Onboarding – Offboarding – Prozessdokumentation – Prozessverbesserung – Qualitätsmanagement – Vertragsmanagement

Skalierbare Komplettlösung für das Rechnungsmanagement

18.01.2018 | Wien. – Zur ganzheitlichen Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements präsentiert die Pronobis GmbH eine Komplettlösung basierend auf dem ECM System windream. Rechnungserkennung, workflowbasierte Rechnungsprüfung und Dunkelbuchung im ERP-System werden damit zur abgestimmten Lösung.

Integration von E-Mail Archivierung und ECM in Microsoft Outlook

20.12.2017 | Wien. – Mit der neuen Version von windream Exchange stehen den Anwendern alle erweiterten Archivierungs- und ECM Funktionen direkt in der Microsoft Outlook Umgebung zur Verfügung. Automatische Archivierung, Doublettenprüfung und die Suche im zentralen E-Mail Archiv werden direkt in der gewohnten Outlook Oberfläche ausgeführt.

Volles Haus bei der windream.CON 2017

19.10.2017 | Wien. – Mit Vorträgen und auch als Aussteller konnte die Pronobis GmbH wieder einen entsprechenden Beitrag zu dieser windream ECM Fachkonferenz leisten. Unter dem Motto „Erleben Sie Digitalisierung live!“ nahmen rund 600 Besucher am 19. und 20. September im Bochumer RuhrCongress an der Fachtagung teil, die bereits zum vierten Mal stattfand.

Pronobis Forms 1.5 freigegeben

30.08.2017 | Wien. - Mit der Freigabe der Pronobis Forms Version 1.5 bietet die Pronobis GmbH zusätzliche Systemerweiterungen für eine noch flexiblere Formulargestaltung und Dateneinbindung. Die Erweiterung beinhaltet eine direkte Anbindung an Microsoft Word und eine bidirektionale Schnittstelle für Microsoft SQL Server.

Pronobis verbindet BMD NTCS mit windream Archiv

10.04.2017 | Wien. – BMD Business Software und windream sind bei einer großen Anzahl von Kunden im Einsatz. Durch die Integration der beiden Systeme wird nun die transparente Nutzung des rechtssicheren windream Archivs ermöglicht.

windream BPM 6.5 auf der CeBit 2017

17.03.2017 | Bochum. – Die windream GmbH bietet auf der diesjährigen CeBIT vom 20. bis zum 24. März 2017 (Messestand in Halle 3, Stand J20) eine exklusive Vorschau auf die neue Version 6.5 der Business-Process-Management-Lösung windream BPM.

Workflowfunktionen zur Entlastung der Mitarbeiter

10.12.2016 | Wien. – Mit der neuen Version 5.3 seiner Workflowlösung Motion4windream präsentiert die Pronobis GmbH eine Reihe von Erweiterungen zur Automatisierung von Workflowprozessen. Neben umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten mit Drittanwendungen stehen dabei Überwachungs- und Reportingfunktionen im Vordergrund.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

01.03.2016 | Wien. – Mit dem Abschluß des Master Distribution Vertrages erneuert die Nuance Communications Inc. nach der Übernahme von Notable Solutions (NSI) die langjährige erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Pronobis GmbH im Bereich Scanlösungen, mobile Datenerfassung und Formularverarbeitung.

Kontaktinformationen:
Traungasse 11
1030 Wien
+43 (1) 717 31 411
informationcenter@pronobis.at

Rechtliche Hinweise:
Impressum
Datenschutz
Kontakt

Online-Support:
Pronobis OnlineSupport

Digitalisierung
Scannen und mobile Erfassung!