Enterprise Content Management

Der Schlüssel zum unternehmensweiten Wissensmanagement für die Arbeitswelt 4.0

Nutzen eines Enterprise Content Management Systems

Den Vorsprung gegenüber dem Mitbewerb können Unternehmen halten, wenn sie angesichts des wachsenden Kosten- und Wettbewerbsdrucks vor allem ihre Kunden- und Serviceorientierung ausbauen. Wer mit Hilfe es passenden Enterprise Content Management Systems seine Unternehmensprozesse so optimiert, dass sämtliche geschäftskritischen Daten und Dokumente jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar sind, hat bereits die entscheidenden Weichen gestellt.

Effektiver Arbeiten mit windream

Mit einem rein elektronischen Management Ihrer Dokumente werden Sie zukünftig deutlich effektiver arbeiten als bisher. Das spart Zeit und Geld und bringt Ihnen einen enormen Wettbewerbsvorteil gegenüber Firmen, die ihre Akten immer noch aus dem Keller holen müssen und deren Arbeitsprozesse nicht entsprechend automatisiert sind.

Ein Kunde ruft an und hat eine Frage zu einem Auftrag oder einer Rechnung. Sie versuchen dann, so schnell wie möglich, dass richtige Dokument und die damit verbundene Kundenkommunikation zu finden. Doch gelingt es Ihnen auch? Auf der einen Seite erwarten wir in unserer schnelllebigen Zeit sehr rasch entsprechende Auskünfte, auf der anderen sind wir selbst genervt, wenn wir lange nach Dokumenten, Informationen oder dem aktuellen Status von Aufgaben suchen müssen.
Mit unserem ECM können Sie Ihren Kunden sofort alle auftragsbezogenen Informationen geben wie z.B. Übernahmedetails, Sondervereinbarungen, die per E-Mail zugesagt wurden, Rechnungsdaten oder auch den Bearbeitungsgrad einer Reklamation. Damit haben Sie mit der schnellen Antwort nicht nur die Kundenzufriedenheit gesteigert, sondern auch interne Arbeitszeitkosten gespart!

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Fileserver und E-Mail Server oder ECM

Über Jahrzehnte werden Dokumente am Netzwerkserver und Mails im E-Mail System verwaltet. Welche Vorteile bietet ECM hier? Je größer die Datenbestände sind, desto unübersichtlicher wird die Organisation und umso schwieriger wird es für andere Mitarbeiter, die relevanten Informationen zu finden. Ein paar Blatt Papier im Schrank, einige Dateien am Fileserver (wo?), E-Mails in persönlichen Postfächern, usw.

Im Enterprise Content Management System werden die Dokumente zentral verwaltet und allen berechtigten Mitarbeitern per Mausklick in übersichtlicher Aktensicht dargestellt. Für alle, die unterwegs sind, erfolgt der Zugriff auch über mobile Geräte. Darüber hinaus können Arbeitsprozesse in elektronischen Workflows abgebildet und damit Geschäftsprozesse beschleunigt und optimiert werden.

Die Top 6 Gründe windream einzusetzen.

Automatische Dokumentenverwaltung und Zurverfügungstellung.

Die Ablage von Dokumenten war schon zur Zeit der Aktenschränke zeitraubend und nur eine gewissenhafte Einordnung konnte die spätere Suche vereinfachen. Mit der Fülle der E-Mails, Dokumente und anderer Informationen wird diese Aufgabe in der digitalen Welt auch immer zeitraubender. Durch unsere tägliche Arbeitsbelastung reduziert sich der Wille zur zeitaufwendigen, zentralen Ablage, aber der schnelle Zugriff auf Informationen hat hohe Priorität.

windream entlastet Mitarbeiter durch automatische Ablageverfahren und neue Suchmöglichkeiten in diesen Bereichen ganz wesentlich. Mit der Markierung der Auftragsnummer im E-Mail und zwei weiteren Mausklicks wird der gesamte Auftragsakt angezeigt. Ein enormer Zeit- und Informationsgewinn auf allen Seiten!

windream unterstützt den aus Unternehmenssicht wichtigen Aufbau eines zentralen und strukturierten Wissensmanagements, das durch ein allen gesetzlichen Anforderungen entsprechendes Langzeitarchiv unterstützt wird.

+ windream bietet mehr als Standard DMS

Intelligente Dokumenten- und E-Mail Ablage
windream übernimmt die sonst zeitaufwendigen Routinearbeiten und archiviert ausgehende Dokumente auf Basis ihres Inhalts selbständig. Lieferantendokumente wie z.B. Werkszeugnisse oder Newsletter werden automatisch archiviert und mit entsprechenden Suchkriterien versehen. Gescannte oder per E-Mail einlangende Eingangsrechnungen oder Verträge werden durch intelligente Texterkennung zugeordnet und archiviert. Für eventuelle Prüfungsanforderungen werden die entsprechenden Workflows gestartet. Eine Reihe weiterer Funktionen steht zur automatisierten Ablage zur Verfügung. Der Wissenspool füllt sich damit in diesen Bereichen für alle Mitarbeiter von selbst.

Selbständig informiert durch Aboservice und Wiedervorlagen
Zentral eingestellt oder persönlich konfiguriert informiert windream Anwender automatisch, sobald neue Dokumente einlangen oder ein Dokument geändert bzw. versioniert wurde. Ein neuer Newsletter, die aktuelle Rechtsvorschrift, der neue Kundenauftrag oder auch der nächstwöchige Kantinenplan werden somit an den entsprechenden Interessentenkreis verteilt.
windream überwacht auch Fristen für Wiedervorlagen und informiert die Betroffenen oder startet einen Bearbeitungsworkflow. Mittels dieser Unterstützung kann auch die immer wieder kehrende Überprüfung der Feuerlöscher oder die Verlängerung eines Mietvertrages nicht übersehen werden.

Sidebar – Outlook – ERP Anwendung: entscheiden Sie selbst über Ihre windream Oberfläche
Werkzeuge werden nur benutzt, wenn sie einfach zu bedienen sind. Das gilt umso mehr für ein Enterprise Content Management System. windream hat sich dieser Aufgabe konsequent gestellt und ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Aufgaben direkt aus den meist genützten Benutzeroberflächen. Die persönlich einstellbare windream Sidebar am Windows Desktop, die ECM Erweiterung für Outlook und die verschiedensten Integrationen in ERP-Systeme und andere Anwendungen ermöglichen es selbst zu entscheiden, wie und wo auf das zentrale ECM zugegriffen wird.

windream Technologien und Integrationen.

Die Menge der im ECM verwalteten Dokumente und Dateien sowie die Anzahl bzw. der Umfang der laufenden Workflows kann mitunter sehr groß werden – trotzdem muss im Hintergrund alles reibungslos und performant laufen. Hierfür ist es zwingend erforderlich, dass natürlich auch das Enterprise Content Management System über entsprechende Möglichkeiten und eine stabile, erweiterbare Infrastrukturtechnologie verfügen.

Ihre IT Abteilung ist wahrscheinlich auch sehr schlank konzipiert und damit gezwungen, mit den eigenen Ressourcen sorgfältig umzugehen. Mit windream erhalten Sie ein System, das schnell zu installieren, einfach zu administrieren und zeitsparend zu überwachen ist. Die erforderliche Infrastruktur entspricht vorhandenen Standards, Softwareupgrades sind ohne zeitaufwendige Testszenarien durchzuführen.

+ windream – der Wunschpartner der IT Abteilung

Effiziente Systemarchitektur
Durch die intelligente Nutzung des Microsoft Umfelds und die permanente Weiterentwicklung eigener Technologien kann windream mit einer überaus effizienten, sehr performanten und leicht zu administrierenden Systemarchitektur aufwarten. Selbst bei mehr als 10.000 Benutzern und mehreren 100 Millionen Dokumenten bleibt die windream Performance nahezu konstant schnell!

Performanter Betrieb an verteilten Standorten
Für den Aufbau eines Systems mit verteilten Standorten werden nicht nur Standardtechnologien wie VPN oder Microsoft Terminal Server und Citrix Server unterstützt, sondern auch der Einsatz von eigenständigen windream Cache Servern in den Außenstellen.

Vorhandene Integrationen in bestehende Anwendungen
Wir arbeiten heute mit einer Vielzahl von Anwendungen wie Office Programmen, ERP-Systemen, CAD Applikationen usw. Als Enterprise Content Management System bietet windream eine sehr große Anzahl von vorhandenen Integrationen. Direkt unterstützt werden hier neben anderen Microsoft Office, Microsoft Exchange, Lotus Notes, Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics, SAP, SAGE, BMD, IGEL, Mesonic, WoWis, ABAS, Infor, Datev, APplus, Diamant, Varial, ProAlpha, Cobra CRM usw.

Funktionen erweitern, Anwendungen selbst entwickeln
Kein Problem mit dem windream SDK. Verwenden Sie die Logik des windream-Kerns zur Gestaltung eigener windream-Funktionen. Entwickeln Sie selbst schnell ein VB Script, eine .NET Anwendung oder nützen Sie Webservice Aufrufe. Integrieren Sie damit windream Funktionen wie Dokumentenablage und -suche, Dokumentenanzeige oder auch Workflowsteuerung in Ihre eigenen Anwendungen.

Rechtssicheres Archiv ohne zusätzliche Hardware
Durch die im Basissystem verfügbare Technologie benötigt windream keine kostspielige Zusatzhardware zur Erfüllung der gesetzlichen, revisionssicheren Archivierung. Durch ein Rechtsgutachten untermauert können alle Dokumente, E-Mails und Dateien auf Standard Festplatten gespeichert werden.

Die neue Art der Informationsdarstellung.

Die Gewohnheit ist bekannter Weise der größte Feind für Neuerungen. Durch die langjährige Nutzung von Netzlaufwerken denken alle Anwender in Verzeichnisstrukturen, die maßgeblich der Auffindbarkeit von Dateien dienen. Durch den Einsatz eines Dokumenten Management Systems entfällt natürlich grundsätzlich die Notwendigkeit, Verzeichnisstrukturen aufzubauen. Dokumente und komplette Akten werden auf Basis ihrer Suchkriterien gefunden und angezeigt.

In windream können Dokumente und Akten nicht nur über die Suche nach Metadaten, Textinhalten und „Meinten Sie“ Funktionen gefunden werden, sondern auch über das gewohnte Durchklicken von automatisch erstellten Ablagestrukturen.

+ Anzeigestrukturen „on-the-fly“ selbst zusammenstellen

Dynamische Strukturansichten mit „My windream“
In windream lassen sich umfangreiche Dokumentvolumen virtuell und in beliebigen Strukturen individuell abbilden. Die virtuellen Ordner präsentieren den Dokumentbestand des ECM-Systems als dynamische Sicht auf der Basis der Dokumentattribute. Die wichtigste Eigenschaft dieser Funktion besteht darin, dass die in windream tatsächlich vorhandene Ordnerstruktur, unter der die Dokumente abgelegt sind, nicht benötigt bzw. verändert wird.

Anwender können virtuelle Sichten in beliebiger Form und Tiefe selbst per Mausklick einrichten. Dokumente, die multiplen Kriterien zugeordnet sind (z.B. Projektname, Kostenstelle), scheinen auch in den unterschiedlichen Strukturen entsprechend zugeordnet auf. Die Anzeige erfolgt wie gewohnt im Windows Explorer, in Outlook oder auch im Webclient.

Klicken Sie sich einfach durch Ihren Kundenakt nach Ihren eigenen Bedürfnissen – gegliedert nach Land, Auftragsart und Kundenname oder in einem anderen Fall nach Jahr, Auftragsstatus und Vertriebsmitarbeiter oder vielleicht auch nach Freigabestatus und Auftragsnummer. Sie sehen abhängig von Ihren Zugriffsrechten immer alle Dokumente, Bilder, E-Mails usw. die irgendwo in windream gespeichert wurden.

Mehrfache Zuordnung eines Dokuments
Sie wollen ein Dokument mehreren Kunden, Lieferanten, Kostenstellen oder Projekten zuordnen ohne mehrfache Kopien abzulegen?
In windream speichern Sie diese Dokumente oder E-Mails nur einmal. Es können in den Dokumentenattributen unbegrenzt mehrfache Zuordnungen eingefügt und damit die Dokumente in die verschiedensten Akten oder kombinierte Anzeigen verlinkt werden. Berechtigungsgesteuert scheinen diese Dokumente auch in den dynamischen Sichten an der korrekten Stelle auf.

Flexible Geschäftsprozessoptimierung.

Ob Eingangsrechnungsprüfung, nachvollziehbare Freigaben im Qualitätsmanagement oder auch nur die kontrollierte Verteilung von Eingangspost – die Optimierung der Geschäftsprozesse ist für fast alle Unternehmen eine zentrale Zielsetzung.

Die Komplexität und die Anforderungen an die Prozessabläufe sind aber durchaus sehr unterschiedlich. windream bietet flexible und kostengünstige Möglichkeiten für deren Umsetzung. Dem Gedanken der Kosteneinsparung (ROI) folgend ist die Betreuung direkt im Unternehmen möglich.

+ Wählen Sie selbst das passende Werkzeug - Motion4windream oder windream BPM

windream passt sich an
Da wir uns der unterschiedlichen Anforderungen durchaus bewusst sind, stellen wir Ihnen auch Ihren Bedürfnissen angepasste Software zur Verfügung. Die Optimierung von Prozessen misst sich nicht an der Anzahl der Prozessschritte und deren vielfältigen Möglichkeiten, sondern an der Automatisierung, der Beschleunigung und der verbesserten Kontrollierbarkeit von Arbeitsabläufen.
„Keep it simple“ ist in einem Fall die perfekte Lösung, in einem anderen wird eine komplexe Umsetzung erforderlich sein.
windream liefert Ihnen für beide Fälle die perfekte Lösung!

Motion4windream – die einfach steuerbare Postkorbverwaltung
Durch einfachste Konfiguration unter Nutzung von Bearbeitungs- und Statusinformationen lassen sich mit Motion4windream Prozessabläufe ohne umfangreiche Schulungen sehr intuitiv und leicht abbilden. Ad-Hoc Workflows ersetzen schwer kontrollierbare E-Mail Rundläufe. Selbstverständlich erfolgt auch eine nachvollziehbare Historienaufzeichnung der Bearbeitungsschritte, Kommentare und Anwenderinformationen.

windream BPM – die High-End Lösung für komplexe Anforderungen
Mit windream BPM bieten wir Ihnen eine hochprofessionelle Lösung zur Verwaltung von Geschäftsprozessen. Beliebige Abstufung von Prozessen, mehrfache Eskalationen, dynamische Stellvertreterregelungen, Dashboards zur Überwachung, Integration in Drittanwendungen – alles selbstverständlich in einer webbasierten Variante verfügbar – ermöglichen Ihnen die Umsetzung auch der komplexesten Anforderungen.

Mobiles Arbeiten und Dokumentenverteilung.

Alle Mitarbeiter, die häufig geschäftlich unterwegs sind, benötigen Zugriff auf den Informationspool Ihres Unternehmens – unabhängig davon, an welchem Ort der Welt sie sich gerade befinden. Immer mehr Menschen sind auch nicht mehr zu geregelten Zeiten im Büro. Mit den mobilen Lösungen von windream wird der Informationsaustausch wesentlich flexibler und schneller.

Systemadministratoren und Anwender sind permanent damit befasst den Speicherbedarf von übervollen E-Mail Postfächern in den Griff zu bekommen. Hier belasten vor allem die Mailanhänge die Speicher. Mit der intelligenten Mailarchivierung und Dokumentenverteilung in windream können IT-Kosten gespart und die Systeme effizienter genutzt werden.

+ windream öffnet das Tor zu neuen Arbeitsweisen

windream Browserclient
Plattformunabhängig können im Webbrowser die Funktionen des Enterprise Management Systems genutzt werden. Benutzeranforderungen angepasste Portalfunktionen ermöglichen zielgerichtetes, anwendungsorientiertes Arbeiten.

windream Mobile APP
Auf mobilen Geräten mit iOS oder Android Betriebssystem können direkt Dokumente bzw. ganze Akten gesucht, angezeigt und weiterverarbeitet werden. Wichtiges Unternehmenswissen steht autorisierten Anwendern orts- und zeitunabhängig zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung.

windream Mobile & windream ToGo
Mit diesen beiden Applikationen bietet windream ECM-Systeme „für unterwegs“ an.
Dokumente, die stationär im ECM-System gespeichert sind, werden auf einem Notebook oder anderem mobilen PC-System zur Verfügung gestellt.

SecuredLink für windream
Mit der gesicherten Dokumentenverteilung per E-Mail, Webseite oder Workflow werden die zentralen Speicher massiv entlastet. Darüber hinaus wird der interne und externe Zugriff auf die aktuellen Dokumentenstände gewährleistet.

Der Ersatz für Ihren Fileserver – aus zwei mach eins.

Seit vielen Jahren werden Dokumente und Dateien auf Fileservern gespeichert – hier eventuell auch auf unterschiedlichen Laufwerken. Dokumente werden miteinander verlinkt und verschiedene Versionen erzeugt.

Durch die patentierte Laufwerkstechnologie bietet windream wesentlich bessere Möglichkeiten zur Verwaltung, Steuerung und Überwachung der Dokumente. windream vereint alle Netzlaufwerke und die Anwender nützen weiterhin ihre bekannte Laufwerksoberfläche. Im Unternehmen müssen damit nicht zwei parallele Dokumenten Management Systeme betrieben werden – der alte Fileserver kann stillgelegt werden.

+ windream bietet Ihnen EIN zentrales Enterprise Content Management System

windream Laufwerk
Mit der patentierten VFS -Technologie (Virtual File System) integriert windream professionelle DMS-Funktionen in das Windows-Betriebssystem. Hierzu wird das Betriebssystem durch ein virtuelles Filesystem erweitert. Die Ablagestruktur stellt sich dem Anwender wie die bekannte Verzeichnisstruktur unter Windows dar: ECM wie Windows
Der Zugriff auf das Laufwerk erfolgt auch direkt aus Microsoft Outlook oder aus dem windream Browserclient. Ergänzt wird das Laufwerk durch die dynamischen Sichten in „My windream“.

windream arbeitet mit Anwendungen ohne spezielle Integrationen
Ob Microsoft Office, PDF Editor, CAD-System, mit windream verwenden Sie in allen Anwendungen weiterhin ohne Änderungen die „Datei–Speichern unter“ oder auch „Datei–Öffnen“ Funktion. Auch der Import und Export von Dokumenten verhält sich wie ein normaler Kopiervorgang unter Windows.

Keine eigene Oberfläche – hohe Benutzerakzeptanz
Im Gegensatz zu Systemen mit eigenen Oberflächen oder auch reinen Webclient Implementierungen arbeiten Sie mit windream wie gewohnt weiter. Geringer Schulungsaufwand und hohe Benutzerakzeptanz führen zur schnellen und kostengünstigen Projektumsetzung.

Skalierbare Komplettlösung für das Rechnungsmanagement

18.01.2018 | Wien. – Zur ganzheitlichen Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements präsentiert die Pronobis GmbH eine Komplettlösung basierend auf dem ECM System windream. Rechnungserkennung, workflowbasierte Rechnungsprüfung und Dunkelbuchung im ERP-System werden damit zur abgestimmten Lösung.

Integration von E-Mail Archivierung und ECM in Microsoft Outlook

20.12.2017 | Wien. – Mit der neuen Version von windream Exchange stehen den Anwendern alle erweiterten Archivierungs- und ECM Funktionen direkt in der Microsoft Outlook Umgebung zur Verfügung. Automatische Archivierung, Doublettenprüfung und die Suche im zentralen E-Mail Archiv werden direkt in der gewohnten Outlook Oberfläche ausgeführt.

Volles Haus bei der windream.CON 2017

19.10.2017 | Wien. – Mit Vorträgen und auch als Aussteller konnte die Pronobis GmbH wieder einen entsprechenden Beitrag zu dieser windream ECM Fachkonferenz leisten. Unter dem Motto „Erleben Sie Digitalisierung live!“ nahmen rund 600 Besucher am 19. und 20. September im Bochumer RuhrCongress an der Fachtagung teil, die bereits zum vierten Mal stattfand.

Pronobis Forms 1.5 freigegeben

30.08.2017 | Wien. - Mit der Freigabe der Pronobis Forms Version 1.5 bietet die Pronobis GmbH zusätzliche Systemerweiterungen für eine noch flexiblere Formulargestaltung und Dateneinbindung. Die Erweiterung beinhaltet eine direkte Anbindung an Microsoft Word und eine bidirektionale Schnittstelle für Microsoft SQL Server.

Pronobis verbindet BMD NTCS mit windream Archiv

10.04.2017 | Wien. – BMD Business Software und windream sind bei einer großen Anzahl von Kunden im Einsatz. Durch die Integration der beiden Systeme wird nun die transparente Nutzung des rechtssicheren windream Archivs ermöglicht.

windream BPM 6.5 auf der CeBit 2017

17.03.2017 | Bochum. – Die windream GmbH bietet auf der diesjährigen CeBIT vom 20. bis zum 24. März 2017 (Messestand in Halle 3, Stand J20) eine exklusive Vorschau auf die neue Version 6.5 der Business-Process-Management-Lösung windream BPM.

Workflowfunktionen zur Entlastung der Mitarbeiter

10.12.2016 | Wien. – Mit der neuen Version 5.3 seiner Workflowlösung Motion4windream präsentiert die Pronobis GmbH eine Reihe von Erweiterungen zur Automatisierung von Workflowprozessen. Neben umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten mit Drittanwendungen stehen dabei Überwachungs- und Reportingfunktionen im Vordergrund.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

01.03.2016 | Wien. – Mit dem Abschluß des Master Distribution Vertrages erneuert die Nuance Communications Inc. nach der Übernahme von Notable Solutions (NSI) die langjährige erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Pronobis GmbH im Bereich Scanlösungen, mobile Datenerfassung und Formularverarbeitung.

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Digitalisierung
Scannen und mobile Erfassung!