Business Process Management (BPM)

The fast route to more efficient, faster adaptable and understandable business processes.

Benefits of a Business Process Management system

Business process management or electronic workflow management forms the basis for a more efficient, faster and more comprehensible handling of work processes. With the manual distribution of documents or tasks in paper form or by e-mail, you quickly reach your limits – who knows in which e-mail inbox or on which desk the contract to be released is currently located?

Business Process Management in connection with an ECM system

As part of an Enterprise Content Management system, BPM processes enable the digital mapping of work processes. The possibility of parallel distribution of tasks, forwarding within seconds from one step to the next, processing from almost every point in the world and the integration of time monitoring open up completely new perspectives for Workplace 4.0.

The right employee has finally been found and of course the corresponding preparations must be made prior the first working day. All data must be recorded in the HR department, the IT department takes care of the laptop and mobile phone and assigns e-mail address and authorizations, facility management prepares the office and keys, etc. A consistent BPM process automatically distributes the tasks, monitors the deadlines and the prepared receipt document is made available to the future supervisor for the final process step.
Invoices are scanned or taken from the inbox, the content is recognized and the review process is started. The inspectors and approvers are determined on the basis of the order number, supplier or other identifier and the electronic workflow starts independently. After each step, the invoice is forwarded along its predefined path. The finance department always has an overview of the progress of the audit, escalation or critical delays. The invoice data is automatically transferred to the ERP system. For later traceability, a journal is automatically archived at the end of the process.
The assessment of project inquiries is sometimes a bit more complex. The responsible sales representative is determined based on the content of the customer inquiry or postcode area. Sales requirements are drawn up and passed on for technical assessment and further calculation. A risk assessment and a contract review ultimately decide whether to make an offer or cancel. Packed in a BPM process, the execution time is shortened considerably, no request is missed, no offer leaves the company without signing the project calculation and in the event of later ambiguities it is clear how the decision-making process went.

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Further questions?

Distribution lists, read confirmations and appointment monitoring or BPM.

There are many ways to distribute tasks or documents, but tracking, checking appointments and recording events is likely difficult. E-mails are lost in the daily flood, read confirmations are suppressed, forwarding to the next person responsible is stalled and appointments are overlooked and not kept.
With a Business Process Management System, workflows – be that an accounts payable workflow, a recruitment process or a release procedure in quality management – are run through in a controlled way. The relevant people are automatically assigned tasks both inside and outside the company, and the system automatically escalates if deadlines are missed.
With our BPM system, you always have an overview of the individual process status or where all documents are currently located.

The top 6 reasons to use our BPM system

Make work processes more efficient

The more complex they are, the more difficult it is to control business processes. Sometimes, however, there are simple processes that simply take too much time. windream Business Process Management (BPM) makes it easier and faster. The individually configurable workplace allows editors and workflow designers alike to adapt the entire system exactly to the company’s specific requirements. With the ability to accurately map and fully automate real business processes on a virtual level, windream BPM supports companies in the time-saving handling of daily recurring processes. The different workflows can easily be started from different applications (e.g. office programs, ERP systems, in-house developments, web sites) or by a user himself. Data can be exchanged bi-directionally.

+ Advantages for your company
  • Einheitliche und standardisierte Prozesse
  • Prüfungs- und Freigabeworkflows laufen schneller und autonomer
  • Zeitliche Kontrolle mit automatischer Weiterleitung und Eskalationsmöglichkeiten
  • Mitarbeiter können ohne Spezialwissen einfach eingebunden werden
  • Vielseitige Überwachungs- und Auswertungsmöglichkeiten
  • Erhöhte Serviceleistung
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  • Einheitliche und standardisierte Prozesse
  • Prüfungs- und Freigabeworkflows laufen schneller und autonomer
  • Zeitliche Kontrolle mit automatischer Weiterleitung und Eskalationsmöglichkeiten
  • Mitarbeiter können ohne Spezialwissen einfach eingebunden werden
  • Vielseitige Überwachungs- und Auswertungsmöglichkeiten
  • Erhöhte Serviceleistung

Real-time control and traceability

The best-defined workflows are only as good as their control. In addition to the answer to the ubiquitous question “who is currently working on this?”, the BPM system provides other important information for those responsible for the process at the click of a mouse. Throughput times, data recorded in the individual workflow steps and missed deadlines or escalations are clearly displayed in a dashboard. Bottlenecks in processing can be easily identified and the design of the process quickly adapted. For later evaluations or inquiries, all process data and user actions are logged and archived as a report in PDF format with legal certainty.

Minimize costs and errors.

With the use of our Business Process Management System, organizational costs in a company can be significantly reduced through efficient processes and higher employee productivity. Some cost reductions are not immediately apparent, but the time saved by employees through faster processing of their tasks, the detection and elimination of organizational weaknesses and shorter throughput times have a very positive effect. Not to be neglected is the improved employee satisfaction, triggered by faster processing of own tasks, better access to required information and timely reminders of current deadlines.
In addition, human inaccuracies and errors are avoided by the accuracy of digital processing and the associated costs are saved. Delayed money transfers, order releases that are too slow or payments for goods that have not been delivered can cause enormous costs that are no longer incurred through the use of the BPM system.

High flexibility on the way to optimize business processe.

Our BPM system not only gives process managers the opportunity to monitor performance, but also provides very quick feedback on their suitability for real use. It quickly becomes apparent where bottlenecks are and further optimization is possible. With an improved understanding of your own processes, you can now respond very flexibly and achieve an additional improvement by modifying the processes.
Not always work processes are defined in advance. E.g. the approval of a brochure for publication or the confirmation procedure for an expert opinion. Situation-dependent, employees can easily create their own ad-hoc workflows, which can also be easily monitored and logged – another way to improve flexibility in business processes alongside better organization.

Legal protection, compliance and security.

Whether resulting from legal regulations or international or company-specific compliance requirements, companies are confronted with higher and higher demands for documentation and verifiability. In addition, it is also important for internal documentation or towards customers to have a complete record of tests and approvals available. Procedural instructions, work instructions and SOPs (Standard Operating Procedures) are typical applications in which our Business Process Management System takes care of the required traceability and thus the fulfilment of the assigned obligations for process managers and company management.

Sensitive documents are often on desks or, in the form of paper copies in generally accessible mailboxes. This not only questions the internal handling of confidential data, but also raises a general data protection problem. Digital processes control exactly who (when) has access to data and documents and this is only possible through personal authentication. This eliminates possible security gaps.

A tool for a wide range of applications

One of the most frequently implemented workflow processes is the accounts payable workflow, which is implemented in a wide variety of ways. In addition, a whole series of other tasks can of course be digitally implemented with our BPM system and benefit from a more efficient, always controllable and easy to understand execution.

The use of BPM in practice includes these areas:

  • Order approval
  • Accounts payable workflow
  • Spare parts requests
  • Personnel recruitment with on-boarding and off-boarding
  • Contract approval
  • Travel requests and travel expense reports
  • Vacation and training applications
  • Handling project inquiries
  • Customer and supplier audits
  • Quality management with testing, approval and distribution

Gesicherte Dokumentenverteilung per E-Mail, Webseite oder Workflow

30.01.2020 | Wien. – Mit dem Einsatz von SecuredLinks, einer Erweiterung zum windream ECM System, haben die Probleme mit überfüllten E-Mail Postfächern und der Unzustellbarkeit von Dokumenten ein Ende. SecuredLinks vereinfachen auch die Verwaltung von Dokumenten und Dateien, die auf Webseiten zur Verfügung gestellt werden.

Gesicherte Dokumentenverteilung per E-Mail, Webseite oder Workflow

30.01.2020 | Wien. – Mit dem Einsatz von SecuredLinks, einer Erweiterung zum windream ECM System, haben die Probleme mit überfüllten E-Mail Postfächern und der Unzustellbarkeit von Dokumenten ein Ende. SecuredLinks vereinfachen auch die Verwaltung von Dokumenten und Dateien, die auf Webseiten zur Verfügung gestellt werden.

windream Genky – innovative ECM-Plattform für die Zukunft

04.12.2019 | Bochum. – Nach der vollständigen Integration eines ECM in Windows hat windream erneut eine bahnbrechende Neuentwicklung auf den Markt gebracht. windream Genky bietet durch die konsequente Umsetzung der „mobile first“ Strategie eine ECM Anwendungsplattform, die auf allen Geräten – PC, Smartphone, Tablet – gleichermaßen eingesetzt werden kann.

windream.CON 2019 – Mit Volldampf in die Digitalisierung

01.10.2019 | Bochum. – Mehr als 40 Vorträge, drei Top Keynote Speaker und ein atemberaubendes Abendprogramm – das ist die windream.CON 2019 am 20. und 21. November im RuhrCongress Bochum. Experten und Anwender präsentieren innovative Lösungen und Praxisbeispiele für das digitale Management von Dokumenten und Geschäftsprozessen.

Erneute SAP-Zertifizierung der windream-Schnittstelle

03.09.2019 | Bochum. – Mit der erneuten Zertifizierung durch SAP bestätigt windream seine seit 1994 durchgehend bestehende Kompetenz im SAP-Bereich. Die von der windream GmbH entwickelte Schnittstelle verbindet das ECM-System windream mit spezifischen SAP-Applikationen im Bereich der elektronischen Archivierung und des Enterprise Content Managements.

Wien Digital – Förderung von Digitalisierungsvorhaben in Wiener KMU

07.08.2019 | Wien. – Das Förderprogramm Wien Digital unterstützt die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben in Wiener KMU. Ziel dieses Programms ist es, Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Wiener Unternehmen (KMU) bei der Umsetzung der digitalen Transformation sowie bei der Verbesserung ihrer IT-Sicherheit am Standort Wien zu unterstützen.

Return-on-Investment – Kostenloses Pronobis ROI Tool verfügbar

25.04.2019 | Wien. – Dem Return-on-Investment (ROI) wird bei jeder betrieblichen Anschaffung ein besonderes Augenmerk geschenkt. In der Version 3 des aktuellen ROI Rechners wurden die zugrunde liegenden Datenmodelle weiter verfeinert und geben rasch Auskunft über mögliche Zeit- und Kosteneinsparungen.

Pronobis GmbH bezieht neue Büroräume

14.02.2019 | Wien. – Mit Ende Jänner 2019 wurde die Übersiedlung der Pronobis GmbH in die neuen Büroräumlichkeiten nahe des Wiener Hauptbahnhofs abgeschlossen. Das moderne, außen sehr markant gestaltete Bürohaus bietet nun jeglichen Komfort und entsprechende Parkmöglichkeiten.

25 Jahre Pronobis GmbH – Visionär und immer einen Schritt voraus in der IT

10.10.2018 | Wien. – Gegründet im Jahr 1993, blickt die Pronobis GmbH auf viele erfolgreiche Geschäftsjahre und vielfältige Kundenprojekte zurück. So konnten die Weichen für eine exzellente Positionierung im globalen Wettbewerb gestellt werden. Pronobis ist heute mit großem Erfolg und langjährigem Know-How ein etablierten Anbieter von Enterprise-Content-Management (ECM) und Prozessmanagement Lösungen.

AutoClick mit neuer, selbstlernender Rechnungserkennung

30.08.2018 | Wien. – AutoClick, seit Jahren bei einer großen Anzahl von Kunden erfolgreich im Einsatz, bietet in einer neuen Version nun eine weitere Vereinfachung der Belegverarbeitung. Die erstmalige Erfassung von Beleglayouts erfolgt neben der bewährten Click&Ready Methode mittels selbstlernender Algorithmen – administrative Vorarbeiten werden damit nochmals wesentlich verkürzt.

windream rockt die neue CEBIT – Lange Besucherschlangen am windream-Messestand

16.07.2018 | Bochum. – Vor kurzer Zeit ist die erste Auflage der neuen CEBIT zu Ende gegangen. Die windream GmbH hat auf einem 260 Quadratmeter großen Messestand sehr erfolgreich neue Lösungen für die Interaktion zwischen Geschäftsprozessen und Dokumenten vorgestellt. Hauptschwerpunkte lagen im Bereich Systemintegrationen und mobile Lösungen.

Neue BARC Research Note zur Digitalen Transformation

26.04.2018 | Würzburg. – Das Würzburger „Business Application Research Center“ (BARC) hat unter dem Titel „Digitale Transformation gelingt nur mit integriertem Informationsmanagement“ eine neue Research Note veröffentlicht.

Neues Whitepaper zur EU-DSGVO

23.04.2018 | Bochum. – Ab Ende Mai müssen alle Unternehmen die Anforderungen der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) erfüllen – und die Zeit wird langsam knapp. Die windream GmbH stellt ein neues Whitepaper zur Verfügung, mit dem wir unsere Kunden darüber informieren, wie sie die Anforderungen der Verordnung mit dem ECM-System windream umsetzen.

Skalierbare Komplettlösung für das Rechnungsmanagement

18.01.2018 | Wien. – Zur ganzheitlichen Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements präsentiert die Pronobis GmbH eine Komplettlösung basierend auf dem ECM System windream. Rechnungserkennung, workflowbasierte Rechnungsprüfung und Dunkelbuchung im ERP-System werden damit zur abgestimmten Lösung.

Integration von E-Mail Archivierung und ECM in Microsoft Outlook

20.12.2017 | Wien. – Mit der neuen Version von windream Exchange stehen den Anwendern alle erweiterten Archivierungs- und ECM Funktionen direkt in der Microsoft Outlook Umgebung zur Verfügung. Automatische Archivierung, Doublettenprüfung und die Suche im zentralen E-Mail Archiv werden direkt in der gewohnten Outlook Oberfläche ausgeführt.

Volles Haus bei der windream.CON 2017

19.10.2017 | Wien. – Mit Vorträgen und auch als Aussteller konnte die Pronobis GmbH wieder einen entsprechenden Beitrag zu dieser windream ECM Fachkonferenz leisten. Unter dem Motto „Erleben Sie Digitalisierung live!“ nahmen rund 600 Besucher am 19. und 20. September im Bochumer RuhrCongress an der Fachtagung teil, die bereits zum vierten Mal stattfand.

Pronobis Forms 1.5 freigegeben

30.08.2017 | Wien. – Mit der Freigabe der Pronobis Forms Version 1.5 bietet die Pronobis GmbH zusätzliche Systemerweiterungen für eine noch flexiblere Formulargestaltung und Dateneinbindung. Die Erweiterung beinhaltet eine direkte Anbindung an Microsoft Word und eine bidirektionale Schnittstelle für Microsoft SQL Server.

Pronobis verbindet BMD NTCS mit windream Archiv

10.04.2017 | Wien. – BMD Business Software und windream sind bei einer großen Anzahl von Kunden im Einsatz. Durch die Integration der beiden Systeme wird nun die transparente Nutzung des rechtssicheren windream Archivs ermöglicht.

windream BPM 6.5 auf der CeBit 2017

17.03.2017 | Bochum. – Die windream GmbH bietet auf der diesjährigen CeBIT vom 20. bis zum 24. März 2017 (Messestand in Halle 3, Stand J20) eine exklusive Vorschau auf die neue Version 6.5 der Business-Process-Management-Lösung windream BPM.

Workflowfunktionen zur Entlastung der Mitarbeiter

10.12.2016 | Wien. – Mit der neuen Version 5.3 seiner Workflowlösung Motion4windream präsentiert die Pronobis GmbH eine Reihe von Erweiterungen zur Automatisierung von Workflowprozessen. Neben umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten mit Drittanwendungen stehen dabei Überwachungs- und Reportingfunktionen im Vordergrund.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

01.03.2016 | Wien. – Mit dem Abschluß des Master Distribution Vertrages erneuert die Nuance Communications Inc. nach der Übernahme von Notable Solutions (NSI) die langjährige erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Pronobis GmbH im Bereich Scanlösungen, mobile Datenerfassung und Formularverarbeitung.

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