Business Process Management (BPM)

Der schnelle Weg zu effizienteren, schneller anpassbaren und nachvollziehbaren Geschäftsprozessen

Nutzen eines Business Process Management Systems.

Business Process Management oder auch elektronisches Workflow Management bildet die Grundlage für eine effizientere, schnellere und besser nachvollziehbare Abwicklung von Arbeitsprozessen. Mit der manuellen Verteilung von Dokumenten oder Aufgaben in Papierform oder per E-Mail stößt man bekannter Weise sehr schnell an Grenzen – wer weiß denn schon, in welchem E-Mail Postfach oder auf welchem Schreibtisch sich der freizugebende Vertrag gerade befindet?

Business Process Management in Verbindung mit einem ECM System

Im Rahmen eines Enterprise Content Management Systems ermöglichen BPM Prozesse die digitale Abbildung von Arbeitsabläufen. Durch die Möglichkeit der parallelen Verteilung von Aufgaben, die sekundenschnelle Weiterleitung von einem Schritt zum nächsten, die Bearbeitung von nahezu jedem Punkt der Welt und die Einbindung einer zeitlichen Überwachung ergeben sich völlig neue Perspektiven für den Arbeitsplatz 4.0.

Der richtige Mitarbeiter ist endlich gefunden und nun müssen natürlich auch die entsprechenden Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag getroffen werden. In der Personalabteilung müssen alle Daten erfasst werden, die IT-Abteilung besorgt Laptop und Mobiltelefon und vergibt E-Mail Adresse und Berechtigungen, Facility Management bereitet Büro und Schlüssel vor, etc. Ein durchgängiger BPM Prozess verteilt die Aufgaben automatisch, überwacht die gesetzten Fristen und das vorgefertigte Übernahmeprotokoll wird dem zukünftigen Vorgesetzten im abschließenden Prozessschritt zur Verfügung gestellt.

Rechnungen werden eingescannt oder aus dem Maileingang übernommen, die Inhalte erkannt und der Prüfungsprozess gestartet. Aufgrund von Bestellnummer, Lieferant oder anderer Kennzeichen werden die Prüfer und Freigeber ermittelt und der elektronische Workflow beginnt selbständig zu laufen. Nach jedem ausgeführten Schritt wird die Rechnung entlang ihres vordefinierten Weges weitergeleitet. Die Finanzabteilung hat stets den Überblick über Prüfungsfortgang, Eskalation oder kritische Überschreitung von Fristen. Die Rechnungsdaten werden automatisch an das ERP-System übergeben. Für eine spätere Nachvollziehbarkeit wird am Ende des Prozesses automatisch ein Journal archiviert.

Die Beurteilung von Projektanfragen gestaltet sich mitunter etwas komplexer. Aufgrund des Kundeninteresses oder des Postleitzahlengebietes wird der zuständige Vertriebsmitarbeiter festgelegt. Eine vertriebliche Anforderungsausarbeitung wird erstellt und zur technischen Beurteilung und weiter zur Kalkulation gereicht. Eine Risikoabschätzung und eine Vertragskontrolle entscheiden schlussendlich über Angebotslegung oder Absage. In einen BPM Prozess verpackt verkürzt sich die Durchlaufzeit erheblich, es bleibt keine Anfrage liegen, ohne Abzeichnung der Projektkalkulation verlässt kein Angebot das Unternehmen und bei späteren Unklarheiten ist eindeutig nachvollziehbar wie der Entscheidungsprozess gelaufen ist.

Live Präsentation Anmeldung

t

Haben Sie weitere Fragen?

Verteilerlisten, Lesebestätigungen und Terminüberwachung oder BPM.

Es gibt viele Möglichkeiten Aufgaben oder Dokumente zur verteilen, aber die Nachverfolgung, die Terminüberwachung und die Aufzeichnung der Vorgänge gestaltet sich eher schwierig. E-Mails gehen im täglichen Konvolut unter, Lesebestätigungen werden unterdrückt, die Weiterleitung an den nächsten Verantwortlichen stockt und Termine werden übersehen und nicht eingehalten.

Im Business Process Management System werden Workflows – sei es ein Kreditorenworkflow, eine Personaleinstellung oder ein Freigabeverfahren im Qualitätsmanagement – auf einem kontrollierten Weg durchlaufen. Innerhalb und auch außerhalb des Unternehmens erhalten die entsprechenden Personen automatisch Aufgaben zugeteilt, bei Terminüberschreitungen eskaliert das System selbständig. Mit unserem BPM System haben Sie immer den Überblick, in welchem Stadium sich einzelne Prozesse oder wo sich gerade alle Dokumente befinden.

Die Top 6 Gründe unser BPM System einzusetzen

Arbeitsabläufe effizienter gestalten.

Je komplexer sie sind, desto schwieriger lassen sich Geschäftsprozesse steuern. Manchmal sind es aber auch einfache Abläufe, die einfach zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch es geht auch leichter und schneller – mit dem windream Prozessmanagement (BPM). Die individuell konfigurierbare Arbeitsoberfläche erlaubt es Bearbeitern und Workflow-Designern gleichermaßen, das gesamte System exakt auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Durch die Möglichkeit, reale Geschäftsprozesse auf einer virtuellen Ebene genauestens abzubilden und vollständig zu automatisieren, unterstützt windream BPM Unternehmen in der zeitsparenden Abwicklung täglich wiederkehrender Abläufe. Die unterschiedlichen Workflows können einfach aus verschiedensten Anwendungen (z.B. Office Programme, ERP Systeme, Eigenentwicklungen, Webseiten) oder durch einen Anwender selbst gestartet werden, wobei die Daten bidirektional ausgetauscht werden können.

+ Vorteile für Ihr Unternehmen
  • Einheitliche und standardisierte Prozesse
  • Prüfungs- und Freigabeworkflows laufen schneller und autonomer
  • Zeitliche Kontrolle mit automatischer Weiterleitung und Eskalationsmöglichkeiten
  • Mitarbeiter können ohne Spezialwissen einfach eingebunden werden
  • Vielseitige Überwachungs- und Auswertungsmöglichkeiten
  • Erhöhte Serviceleistung
+ Vorteile für Ihr Unternehmen
  • Einheitliche und standardisierte Prozesse
  • Prüfungs- und Freigabeworkflows laufen schneller und autonomer
  • Zeitliche Kontrolle mit automatischer Weiterleitung und Eskalationsmöglichkeiten
  • Mitarbeiter können ohne Spezialwissen einfach eingebunden werden
  • Vielseitige Überwachungs- und Auswertungsmöglichkeiten
  • Erhöhte Serviceleistung

Echtzeitkontrolle und Nachvollziehbarkeit.

Die am besten definierten Arbeitsabläufe sind nur so gut wie ihre Kontrolle. Neben der Antwort zur allgegenwärtigen Frage „wer bearbeitet das gerade?“ sind es auch andere wichtige Informationen für die Prozessverantwortlichen, die das BPM System per Mausklick liefert. Durchlaufzeiten, in den einzelnen Workflow Schritten erfasste Daten und Terminüberschreitungen bzw. Eskalationen werden übersichtlich in einem Dashboard angezeigt. Engpässe in der Bearbeitung können einfach identifiziert und das Design des Prozesses schnell angepasst werden. Für spätere Auswertungen oder Nachfragen werden alle Prozessdaten und Anwenderaktionen protokolliert und als Report im PDF Format rechtssicher archiviert.

Minimierung von Kosten und Fehlern.

Mit dem Einsatz unseres Business Process Management Systems können die Organisationskosten in einem Unternehmen durch effiziente Prozesse und eine höhere Produktivität der Mitarbeiter wesentlich gesenkt werden. Manche Kostenreduktionen sind nicht direkt ersichtlich, aber die Zeiteinsparung bei Mitarbeitern durch schnellere Abarbeitung ihrer Aufgaben, das Aufdecken und Eliminieren von Organisationsschwächen und verkürzte Durchlaufzeiten wirken sich sehr rasch positiv aus. Nicht zu vernachlässigen ist auch die verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit, ausgelöst durch schnellere Bearbeitung der eigenen Aufgaben, besseren Zugriff auf benötigte Informationen und rechtzeitige Erinnerung an laufende Fristen.

Darüber hinaus werden menschliche Ungenauigkeiten und Fehler durch die Exaktheit einer digitalen Verarbeitung umgangen und die damit verbundenen Unkosten eingespart. Verspätete Überweisungen, zu langsame Auftragsfreigaben oder auch Zahlungen für nicht gelieferte Waren können enorme Kosten hervorrufen, die durch den Einsatz des BPM Systems nicht mehr anfallen.

Hohe Flexibilität auf dem Weg zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

Unser BPM System gibt Prozessverantwortlichen nicht nur die Möglichkeit die Performance zu überwachen, sondern auch sehr schnell eine Rückmeldung zur Tauglichkeit im Echteinsatz. Dabei wird rasch sichtbar, wo Engpässe herrschen und eine weitere Optimierung möglich ist. Mit einem verbesserten Verständnis für die eigenen Prozesse kann nun sehr flexibel darauf reagiert und durch Modifikation der Abläufe eine zusätzliche Verbesserung erzielt werden.

Nicht immer sind Arbeitsabläufe wie beispielsweise die Freigabe einer Broschüre zur Veröffentlichung oder das Bestätigungsverfahren für ein Gutachten vorab zu definieren. Situationsabhängig können Mitarbeiter hierfür einfach ihre eigenen Ad-Hoc Workflows erstellen, die ebenfalls leicht überwacht und protokolliert werden können – ein weiterer Weg neben besserer Organisation mehr Flexibilität in Geschäftsprozesse zu bringen.

Rechtliche Absicherung, Compliance und Sicherheit.

Ob nun aus Rechtsvorschriften oder internationalen bzw. unternehmenseigenen Compliance Anforderungen resultierend, sehen sich Unternehmen mit immer mehr Auflagen zur Dokumentation und Nachweisbarkeit konfrontiert. Darüber hinaus ist es auch für interne Dokumentationen oder gegenüber Kunden wichtig, über eine lückenlose Aufzeichnung von durchgeführten Prüfungen und Freigaben zu verfügen. Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und SOPs (Standard Operating Procedures) sind typische Anwendungsfälle, bei denen unser Business Process Management System für Prozessverantwortliche und die Unternehmensleitung die geforderte Nachvollziehbarkeit und damit die Erfüllung der zugeordneten Verpflichtungen übernimmt.

Oft liegen sensible Dokumente auf Schreibtischen oder bei der Weiterreichung in Papierform in allgemein zugänglichen Postfächern. Das stellt nicht nur den firmeninternen Umgang mit vertraulichen Daten in Frage, sondern wirft auch ein allgemeines Datenschutzproblem auf. Mit digitalen Prozessen wird exakt gesteuert wer (wann) Zugriff auf Daten und Dokumente hat und dieser ist nur durch persönliche Authentifizierung möglich. Damit werden mögliche Sicherheitslücken eliminiert.

Ein Werkzeug für verschiedenste Einsatzbereiche.

Einer der meist implementierten Workflow Prozesse ist sicher der Kreditorenworkflow, die in den verschiedensten Varianten umgesetzt wird. Darüber hinaus können mit unserem BPM System natürlich eine ganze Reihe anderer Aufgaben digital umgesetzt werden und von einer effizienteren, stets kontrollierbaren und einfach nachvollziehbaren Ausführung profitieren.

Der Einsatz von BPM in der Praxis umfasst unter anderen diese Bereiche:

Einsatz von BPM in der Praxis umfasst unter anderen diese Bereiche:

  • Bestellfreigaben
  • Kreditorenworkflow
  • Ersatzteilanforderungen
  • Personaleinstellung mit Onboarding und Offboarding
  • Vertragsfreigaben
  • Reiseanträge und Reiskostenabrechnungen
  • Urlaubs- und Weiterbildungsanträge
  • Abwicklung von Projektanfragen
  • Kunden und Lieferanten Überprüfungsverfahren
  • Qualitätsmanagement mit Prüfung, Freigabe und Verteilung

Skalierbare Komplettlösung für das Rechnungsmanagement

18.01.2018 | Wien. – Zur ganzheitlichen Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements präsentiert die Pronobis GmbH eine Komplettlösung basierend auf dem ECM System windream. Rechnungserkennung, workflowbasierte Rechnungsprüfung und Dunkelbuchung im ERP-System werden damit zur abgestimmten Lösung.

Integration von E-Mail Archivierung und ECM in Microsoft Outlook

20.12.2017 | Wien. – Mit der neuen Version von windream Exchange stehen den Anwendern alle erweiterten Archivierungs- und ECM Funktionen direkt in der Microsoft Outlook Umgebung zur Verfügung. Automatische Archivierung, Doublettenprüfung und die Suche im zentralen E-Mail Archiv werden direkt in der gewohnten Outlook Oberfläche ausgeführt.

Volles Haus bei der windream.CON 2017

19.10.2017 | Wien. – Mit Vorträgen und auch als Aussteller konnte die Pronobis GmbH wieder einen entsprechenden Beitrag zu dieser windream ECM Fachkonferenz leisten. Unter dem Motto „Erleben Sie Digitalisierung live!“ nahmen rund 600 Besucher am 19. und 20. September im Bochumer RuhrCongress an der Fachtagung teil, die bereits zum vierten Mal stattfand.

Pronobis Forms 1.5 freigegeben

30.08.2017 | Wien. - Mit der Freigabe der Pronobis Forms Version 1.5 bietet die Pronobis GmbH zusätzliche Systemerweiterungen für eine noch flexiblere Formulargestaltung und Dateneinbindung. Die Erweiterung beinhaltet eine direkte Anbindung an Microsoft Word und eine bidirektionale Schnittstelle für Microsoft SQL Server.

Pronobis verbindet BMD NTCS mit windream Archiv

10.04.2017 | Wien. – BMD Business Software und windream sind bei einer großen Anzahl von Kunden im Einsatz. Durch die Integration der beiden Systeme wird nun die transparente Nutzung des rechtssicheren windream Archivs ermöglicht.

windream BPM 6.5 auf der CeBit 2017

17.03.2017 | Bochum. – Die windream GmbH bietet auf der diesjährigen CeBIT vom 20. bis zum 24. März 2017 (Messestand in Halle 3, Stand J20) eine exklusive Vorschau auf die neue Version 6.5 der Business-Process-Management-Lösung windream BPM.

Workflowfunktionen zur Entlastung der Mitarbeiter

10.12.2016 | Wien. – Mit der neuen Version 5.3 seiner Workflowlösung Motion4windream präsentiert die Pronobis GmbH eine Reihe von Erweiterungen zur Automatisierung von Workflowprozessen. Neben umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten mit Drittanwendungen stehen dabei Überwachungs- und Reportingfunktionen im Vordergrund.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

01.03.2016 | Wien. – Mit dem Abschluß des Master Distribution Vertrages erneuert die Nuance Communications Inc. nach der Übernahme von Notable Solutions (NSI) die langjährige erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Pronobis GmbH im Bereich Scanlösungen, mobile Datenerfassung und Formularverarbeitung.

Kontaktinformationen:
Traungasse 11
1030 Wien
+43 (1) 717 31 411
informationcenter@pronobis.at

Rechtliche Hinweise:
Impressum
Datenschutz
Kontakt

Online-Support:
Pronobis OnlineSupport

Digitalisierung
Scannen und mobile Erfassung!