Skalierbare Komplettlösung für das Rechnungsmanagement
18.01.2018 | Wien. – Zur ganzheitlichen Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements präsentiert die Pronobis GmbH eine Komplettlösung basierend auf dem ECM System windream. Rechnungserkennung, workflowbasierte Rechnungsprüfung und Dunkelbuchung im ERP-System werden damit zur abgestimmten Lösung.
Skalierbare Komplettlösung für das Rechnungsmanagement
18.01.2018 | Wien. – Zur ganzheitlichen Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements präsentiert die Pronobis GmbH eine Komplettlösung basierend auf dem ECM System windream. Rechnungserkennung, workflowbasierte Rechnungsprüfung und Dunkelbuchung im ERP-System werden damit zur abgestimmten Lösung.
Digitalisierter Rechnungseingang
Die Lösung umfasst verschiedene Konzepte zur Verarbeitung zentral oder dezentral eingescannter Belegstapel (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und andere Belege). Kostensparend können vorhandene Digitalkopierer (MFP) oder mobile Geräte hierfür eingesetzt werden. Per E-Mail einlangende Rechnungen werden hierbei ebenso in digitaler Form miteinbezogen. Manuell erfasste Eingangsrechnungsbücher gehören damit der Vergangenheit an.
Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Die zentral ausgeführte Rechnungserkennung (OCR) übernimmt die Belege und liefert alle Inhaltsdaten auf der Basis der UID-Nummer, erkannter Kopf- oder auch Positionsdaten.
Die hocheffizienten Erkennungsalgorithmen verbunden mit dem benutzergeführten Trainingssystem führen zu einer extrem hohen Erkennungsrate und Verarbeitungsqualität.
Eine weitgehende Vorprüfung auf die Rechnungsmerkmale gemäß Umsatzsteuergesetz erfolgt automatisch. Der Abgleich mit dem ERP System liefert, zusätzlich zu den extrahierten Rechnungsdaten, alle Informationen für den digitalen Rechnungsprüfungsprozess.
Schnelle und effiziente Prüfungsprozesse
Die digitale Rechnungsprüfung bildet einen weiteren Baustein der Komplettlösung. Flexibel designbare Prozessabläufe bestimmen die Prüfungsanforderungen und Prüfungswege. Gesteuert werden diese automatisch durch die in der Rechnungsverarbeitung gewonnenen Daten. Die betroffenen Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben in ihrem Posteingang – im Büro, im Home Office oder im Außendienst. Zur komfortablen Bearbeitung werden Zusatzdokumente wie Lieferscheine, Bestellungen und Lieferanteninformationen mitgeliefert. Durch automatische Eskalationen, Beachtung von Stellvertreterregeln und die einfache Überwachung der Prozessfortschritte (z.B. durch die Finanzleitung) erfolgt die Prüfung der Rechnungen effizient und schnell. Nach Abschluss der Prüfungen erfolgt die Datenübergabe (Blindbuchung) an das ERP System wie BMD, Microsoft Dynamics (NAV/AX), IGEL, Ramsauer & Stürmer (rs2), SAP usw.
Sicherheit in rechtlichen Belangen
Die rechtssichere – oder auch revisionssichere – Archivierung von Dokumenten ist eine Selbstverständlichkeit für moderne ECM System. Papierarchive gehören damit der Vergangenheit an.
Das windream ECM System weißt hier eine zusätzliche Besonderheit auf. Für das rechtssichere Archiv werden keine speziellen Speicher benötig, entstehen damit keine tiefgreifende Zusatzkosten! Ein spezielles Rechtsgutachten bestätigt die Gesetzeskonformität.
Die Spezialisten der Pronobis GmbH haben auch noch einem weiteren rechtlichen Aspekt Ihre Aufmerksamkeit geschenkt – der verpflichtenden UID-Nummer Prüfung. Die Prüfung und Protokollierung erfolgt mit einer direkten Verbindung zu FinanzOnline.
Für die Abrundung der rechtlichen Absicherung steht optional auch eine rechtssichere E-Mail Archivierung zur Verfügung. Diese betrifft z.B. den E-Mail Verkehr mit Kunden und Lieferanten.
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