Enterprise Content Management (ECM)
Digitalisieren, automatisieren und optimieren!
Der Schlüssel zum unternehmensweiten Wissensmanagement für die Arbeitswelt 4.0
Vorteile und Nutzen eines Enterprise Content Management Systems (ECM) windream
Den Vorsprung gegenüber dem Mitbewerb können Unternehmen halten, wenn sie angesichts des wachsenden Kosten- und Wettbewerbsdrucks vor allem ihre Kunden- und Serviceorientierung ausbauen. Wer mit Hilfe des passenden Enterprise Content Management Systems (ECM) seine Unternehmensprozesse so optimiert, dass sämtliche geschäftskritischen Daten und Dokumente jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar sind, hat bereits die entscheidenden Weichen gestellt.
Effektiver arbeiten mit windream
Mit einem rein elektronischen Management Ihrer Dokumente werden Sie zukünftig deutlich effektiver arbeiten als bisher. Das spart Zeit und Geld und bringt Ihnen einen enormen Wettbewerbsvorteil gegenüber Firmen, die ihre Akten immer noch aus dem Keller holen müssen und deren Arbeitsprozesse nicht entsprechend automatisiert sind.
Unternehmensweites ECM – anywhere, anytime, anydevice.
Verwaltungslösung mit windream.
Vom persönlichen Postfach zur unternehmensweiten Informationsquelle.
Effizient, schnell und nachvollziehbare Geschäftsprozesse.
BAO, UGB, EU-DSGVO, GoBD, GeBüV – mit dem Einsatz von windream wird die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen wesentlich vereinfacht und die datenschutzrelevanten Unternehmensprozesse werden automatisiert und nachvollziehbar. Auf Knopfdruck stehen damit die erforderlichen Informationen für Audits zur Verfügung. Ein unabhängiges Gutachten bestätigt hierfür zusätzlich die Rechtskonformität von windream.
Themenbereiche auf dieser Seite
▷ Enterprise Content Management ECM
▷ Fileserver und E-Mail Server oder ECM
▷ Die Top Gründe windream einzusetzen
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Fileserver und E-Mail Server oder ECM
Über Jahrzehnte werden Dokumente am Netzwerkserver und Mails im E-Mail System verwaltet. Welche Vorteile bietet ein Enterprise Content Management ECM hier? Je größer die Datenbestände sind, desto unübersichtlicher wird die Organisation und umso schwieriger wird es für andere Mitarbeiter, die relevanten Informationen zu finden. Ein paar Blatt Papier im Schrank, einige Dateien am Fileserver (wo?), E-Mails in persönlichen Postfächern, usw.
Im Enterprise Content Management System ECM windream werden die Dokumente zentral verwaltet und allen berechtigten Mitarbeitern per Mausklick in übersichtlicher Aktensicht dargestellt. Für alle, die unterwegs sind, erfolgt der Zugriff auch über mobile Geräte. Darüber hinaus können Arbeitsprozesse in elektronischen Workflows abgebildet und damit Geschäftsprozesse beschleunigt und optimiert werden.
Arbeitsprozesse werden in digitalen Workflows abgebildet und damit Geschäftsprozesse beschleunigt und optimiert. Freigaben, Prüfungen und Zur Kenntnisnahmen können im Büro, Heimbüro oder mobilen Büro erfolgen.
Die Top Gründe ein Enterprise Content Management System (ECM) mit windream zu verwirklichen.
Automatische Dokumentenverwaltung und Zurverfügungstellung
Die Ablage von Dokumenten war schon zur Zeit der Aktenschränke zeitraubend und nur eine gewissenhafte Einordnung konnte die spätere Suche vereinfachen. Mit der Fülle der E-Mails, Dokumente und anderer Informationen wird diese Aufgabe in der digitalen Welt auch immer zeitraubender. Durch unsere tägliche Arbeitsbelastung reduziert sich der Wille zur zeitaufwendigen, zentralen Ablage, aber der schnelle Zugriff auf Informationen hat hohe Priorität.
windream entlastet Mitarbeiter durch automatische Ablageverfahren und neue Suchmöglichkeiten in diesen Bereichen ganz wesentlich. Mit der Markierung der Auftragsnummer im E-Mail und zwei weiteren Mausklicks wird der gesamte Auftragsakt angezeigt. Mit einem Enterprise Content Management System ECM erreichen Sie einen enormen Zeit- und Informationsgewinn auf allen Seiten!
windream unterstützt den aus Unternehmenssicht wichtigen Aufbau eines zentralen und strukturierten Wissensmanagements, das durch ein allen gesetzlichen Anforderungen entsprechendes, rechtssicheres Langzeitarchiv unterstützt wird.
+ windream bietet mehr als Standard DMS
Intelligente Dokumenten- und E-Mail Ablage
windream übernimmt die sonst zeitaufwendigen Routinearbeiten und archiviert ausgehende Dokumente auf Basis ihres Inhalts selbständig. Lieferantendokumente wie z.B. Werkszeugnisse oder Newsletter werden automatisch archiviert und mit entsprechenden Suchkriterien versehen. Gescannte oder per E-Mail einlangende Eingangsrechnungen oder Verträge werden durch intelligente Texterkennung zugeordnet und im Enterprise Content Management ECM windream archiviert. Für eventuelle Prüfungsanforderungen werden die entsprechenden Workflows gestartet. Eine Reihe weiterer Funktionen steht zur automatisierten Ablage zur Verfügung. Der Wissenspool füllt sich damit in diesen Bereichen für alle Mitarbeiter von selbst.
Selbständig informiert durch Aboservice und Wiedervorlagen
Zentral eingestellt oder persönlich konfiguriert informiert windream Anwender automatisch, sobald neue Dokumente einlangen oder ein Dokument geändert bzw. versioniert wurde. Ein neuer Newsletter, die aktuelle Rechtsvorschrift, der neue Kundenauftrag oder auch der nächstwöchige Kantinenplan werden somit an den entsprechenden Interessentenkreis verteilt.
windream überwacht auch Fristen für Wiedervorlagen und informiert die Betroffenen oder startet einen Bearbeitungsworkflow. Mittels dieser Unterstützung kann auch die immer wieder kehrende Überprüfung der Feuerlöscher oder die Verlängerung eines Mietvertrages nicht übersehen werden.
Sidebar – Outlook – ERP Anwendung: entscheiden Sie selbst über Ihre windream Oberfläche
Werkzeuge werden nur benutzt, wenn sie einfach zu bedienen sind. Das gilt umso mehr für ein Enterprise Content Management System. windream hat sich dieser Aufgabe konsequent gestellt und ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Aufgaben direkt aus den meist genützten Benutzeroberflächen. Die persönlich einstellbare windream Sidebar am Windows Desktop, die ECM Erweiterung für Outlook, die frei konfigurierbaren Oberflächen für Webbrowser/Tablet/Smartphone und die verschiedensten Integrationen in ERP-Systeme und andere Anwendungen ermöglichen es selbst zu entscheiden, wie und wo auf das zentrale ECM windream zugegriffen wird.
Technologien und Integration mit windream
Die Menge der im ECM verwalteten Dokumente und Dateien sowie die Anzahl bzw. der Umfang der laufenden Workflows kann mitunter sehr groß werden – trotzdem muss im Hintergrund alles reibungslos und performant laufen. Hierfür ist es zwingend erforderlich, dass natürlich auch das Enterprise Content Management System über entsprechende Möglichkeiten und eine stabile, erweiterbare Infrastrukturtechnologie verfügen.
Ihre IT Abteilung ist wahrscheinlich sehr schlank konzipiert und damit gezwungen, mit den eigenen Ressourcen sorgfältig umzugehen. Mit windream erhalten Sie ein System, das schnell zu installieren, einfach zu administrieren und zeitsparend zu überwachen ist. Die erforderliche Infrastruktur entspricht vorhandenen Standards, Softwareupgrades sind ohne zeitaufwendige Testszenarien durchzuführen.
+ windream – der Wunschpartner der IT Abteilung
Effiziente Systemarchitektur
Durch die intelligente Nutzung des Microsoft Umfelds und die permanente Weiterentwicklung eigener Technologien kann windream mit einer überaus effizienten, sehr performanten und leicht zu administrierenden Systemarchitektur aufwarten. Selbst bei mehr als 10.000 Benutzern und mehreren 100 Millionen Dokumenten bleibt die windream Performance nahezu konstant schnell!
Performanter Betrieb an verteilten Standorten
Für den Aufbau eines Systems mit verteilten Standorten werden nicht nur Standardtechnologien wie VPN oder Microsoft Terminal Server und Citrix Server unterstützt, sondern auch der Einsatz von eigenständigen windream Cache Servern in den Außenstellen. Mit dem windream Dynamic Workspace steht parallel dazu eine browserorientierte Lösung für den unternehmensweiten Einsatz zur Verfügung. Mit der Integration in Amazon AWS und Microsoft Azure besteht auch Wahlfreiheit für die bevorzugte Cloud Plattform.
Vorhandene Integrationen in bestehende Anwendungen
Wir arbeiten heute mit einer Vielzahl von Anwendungen wie Office Programmen, ERP-Systemen, CAD Applikationen usw. Als Enterprise Content Management System bietet windream eine sehr große Anzahl von vorhandenen Integrationen. Direkt unterstützt werden hier neben anderen Microsoft Office, Microsoft Exchange, Lotus Notes, Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics, SAP, SAGE, BMD, IGEL, Mesonic, WoWis, ABAS, Infor, Datev, APplus, Diamant, Varial, ProAlpha, Cobra CRM usw.
Zusätzliche Funktionen erweitern, Anwendungen selbst entwickeln
Kein Problem mit dem windream SDK. Verwenden Sie die Logik des windream-Kerns zur Gestaltung eigener windream-Funktionen. Entwickeln Sie selbst schnell ein VB Script, ein JavaScript, eine .NET Anwendung oder nützen Sie Webservice Aufrufe. Integrieren Sie damit windream Funktionen wie Dokumentenablage und -suche, Dokumentenanzeige oder auch Workflowsteuerung in Ihre eigenen Anwendungen.
Rechtssicheres Archiv ohne zusätzliche Hardware
Durch die im Basissystem verfügbare Technologie benötigt windream keine kostspielige Zusatzhardware zur Erfüllung der gesetzlichen, revisionssicheren Archivierung. Durch ein Rechtsgutachten untermauert können alle Dokumente, E-Mails und Dateien auf Standard Festplatten gespeichert werden.
Die neue Art der Informationsdarstellung
Die Gewohnheit ist der größte Feind für Neuerungen. Durch die langjährige Nutzung von Netzlaufwerken denken alle Anwender in Verzeichnisstrukturen, die maßgeblich der Auffindbarkeit von Dateien dienen. Durch den Einsatz eines Enterprise Content Managament ECM entfällt die Notwendigkeit, Verzeichnisstrukturen aufzubauen. Dokumente und komplette Akten werden auf Basis ihrer Suchkriterien gefunden und angezeigt.
In windream können Dokumente und Akten nicht nur über die Suche nach Metadaten, Textinhalten und „Meinten Sie“ Funktionen gefunden werden, sondern auch über das gewohnte Durchklicken von automatisch erstellten Ablagestrukturen.
+ Virtuelle (An)Sichten „on-the-fly“ selbst zusammenstellen
Dynamische Strukturansichten mit „My windream“
In windream lassen sich umfangreiche Dokumentvolumen virtuell und in beliebigen Strukturen individuell abbilden. Die virtuellen Ordner präsentieren den Dokumentbestand des ECM-Systems als dynamische Sicht auf der Basis der Dokumentattribute. Die wichtigste Eigenschaft dieser Funktion besteht darin, dass die in windream tatsächlich vorhandene Ordnerstruktur, unter der die Dokumente abgelegt sind, nicht benötigt bzw. verändert wird.
Anwender können virtuelle Sichten in beliebiger Form und Tiefe selbst per Mausklick einrichten. Dokumente, die multiplen Kriterien zugeordnet sind (z.B. Projektname, Kostenstelle), scheinen auch in den unterschiedlichen Strukturen entsprechend zugeordnet auf. Die Anzeige erfolgt wie gewohnt im Windows Explorer, in Outlook oder auch im Webclient.
Klicken Sie sich einfach durch Ihren Kundenakt nach Ihren eigenen Bedürfnissen – gegliedert nach Land, Auftragsart und Kundenname oder in einem anderen Fall nach Jahr, Auftragsstatus und Vertriebsmitarbeiter oder vielleicht auch nach Freigabestatus und Auftragsnummer. Sie sehen abhängig von Ihren Zugriffsrechten immer alle Dokumente, Bilder, E-Mails usw. die in windream gespeichert wurden.
Mehrfache Zuordnung eines Dokuments
Sie wollen ein Dokument mehreren Kunden, Lieferanten, Kostenstellen oder Projekten zuordnen ohne mehrfache Kopien abzulegen?
In windream speichern Sie diese Dokumente oder E-Mails nur einmal. Es können in den Dokumentenattributen unbegrenzt mehrfache Zuordnungen eingefügt und damit die Dokumente in die verschiedensten Akten oder kombinierte Anzeigen verlinkt werden. Berechtigungsgesteuert scheinen diese Dokumente auch in den dynamischen Sichten an der korrekten Stelle auf.
Flexible Geschäftsprozessoptimierung
Ob Eingangsrechnungsprüfung, nachvollziehbare Freigaben im Qualitätsmanagement oder auch nur die kontrollierte Verteilung von Eingangspost – die Optimierung der Geschäftsprozesse ist für fast alle Unternehmen eine zentrale Zielsetzung.
Die Komplexität und die Anforderungen an die Prozessabläufe sind aber durchaus sehr unterschiedlich. windream bietet flexible und kostengünstige Möglichkeiten für deren Umsetzung. Dem Gedanken der Kosteneinsparung (ROI) folgend ist die Betreuung direkt im Unternehmen möglich.
+ Wählen Sie selbst das passende Werkzeug - Motion4windream oder windream BPM
windream passt sich an
Da wir uns der unterschiedlichen Anforderungen durchaus bewusst sind, stellen wir Ihnen auch Ihren Bedürfnissen angepasste Software zur Verfügung. Die Optimierung von Prozessen misst sich nicht an der Anzahl der Prozessschritte und deren vielfältigen Möglichkeiten, sondern an der Automatisierung, der Beschleunigung und der verbesserten Kontrollierbarkeit von Arbeitsabläufen.
„Keep it simple“ ist in einem Fall die perfekte Lösung, in einem anderen wird eine komplexe Umsetzung erforderlich sein.
windream liefert Ihnen für beide Fälle die perfekte Lösung!
Motion4windream – die einfach steuerbare Postkorbverwaltung
Durch einfachste Konfiguration unter Nutzung von Bearbeitungs- und Statusinformationen lassen sich mit Motion4windream Prozessabläufe ohne umfangreiche Schulungen sehr intuitiv und leicht abbilden. Ad-Hoc Workflows ersetzen schwer kontrollierbare E-Mail Rundläufe. Selbstverständlich erfolgt auch eine nachvollziehbare Historienaufzeichnung der Bearbeitungsschritte, Kommentare und Anwenderinformationen.
windream BPM – die High-End Lösung für komplexe Anforderungen
Mit windream BPM bieten wir Ihnen eine hochprofessionelle Lösung zur Verwaltung von Geschäftsprozessen. Beliebige Gliederung von Prozessen, mehrfache Eskalationen, dynamische Stellvertreterregelungen, Dashboards zur Überwachung, Integration in Drittanwendungen – alles selbstverständlich in einer webbasierten Variante verfügbar – ermöglichen Ihnen die Umsetzung auch der komplexesten Anforderungen.
Mobiles Arbeiten und Dokumentenverteilung.
Alle Mitarbeiter, die häufig geschäftlich unterwegs sind, benötigen Zugriff auf den Informationspool Ihres Unternehmens – unabhängig davon, an welchem Ort der Welt sie sich gerade befinden. Immer mehr Menschen sind auch nicht mehr zu geregelten Zeiten im Büro. Mit den mobilen Lösungen von windream wird der Informationsaustausch wesentlich flexibler und schneller.
Systemadministratoren und Anwender sind permanent damit befasst den Speicherbedarf von übervollen E-Mail Postfächern in den Griff zu bekommen. Hier belasten vor allem die Mailanhänge die Speicher. Mit der intelligenten Mailarchivierung und Dokumentenverteilung in windream können IT-Kosten gespart und die Systeme effizienter genutzt werden.
+ windream öffnet das Tor zu neuen Arbeitsweisen
windream Dynamic Workspace
Plattformunabhängig können im Webbrowser am PC, am Tablet oder Smartphone die Funktionen des Enterprise Content Management Systems genutzt werden. Benutzeranforderungen angepasste Sichten ermöglichen zielgerichtetes, anwendungsorientiertes Arbeiten. Damit können direkt Dokumente bzw. ganze Akten gesucht, angezeigt und weiterverarbeitet werden und Aufgaben in Workflowprozessen ausgeführt werden. Wichtiges Unternehmenswissen steht autorisierten Anwendern orts- und zeitunabhängig zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung.
SecuredLink für windream
Mit der gesicherten Dokumentenverteilung per E-Mail, Webseite oder Workflow werden die zentralen Speicher massiv entlastet. Darüber hinaus wird der interne und externe Zugriff auf die aktuelle Dokumentenversion gewährleistet.
Microsoft Teams und OneDrive Integration
Teamorientiertes Arbeiten und Kollaboration ziehen durch diese beiden Microsoft Produkte und die damit verbundenen Strategien immer weiter in die digitale Arbeitswelt ein. windream integriert sich selbstverständlich auch in diese Anwendungen und übernimmt die zentrale Dokumentenverwaltung und Synchronisierung zwischen den Systemen.
Der Ersatz für Ihren Fileserver – aus zwei mach eins
Seit vielen Jahren werden Dokumente und Dateien auf Fileservern gespeichert – hier eventuell auch auf unterschiedlichen Laufwerken. Dokumente werden miteinander verlinkt und verschiedene Versionen erzeugt.
Durch die patentierte Laufwerkstechnologie bietet windream wesentlich bessere Möglichkeiten zur Verwaltung, Steuerung und Überwachung der Dokumente. windream vereint alle Netzlaufwerke und die Anwender nützen weiterhin ihre bekannte Laufwerksoberfläche. Im Unternehmen müssen damit nicht zwei parallele Dokumenten Management Systeme betrieben werden – der alte Fileserver kann stillgelegt werden.
+ windream bietet Ihnen EIN zentrales Enterprise Content Management System
windream Dynamic Workspace – plattformunabhängiges ECM
Ob Webbrowser am PC, Tablet oder Smartphone, windream Dynamic Workspace bietet die Möglichkeit eigene Lösungen anwendungsbezogen und benutzerorientiert zu gestalten.
windream Laufwerk
Mit der patentierten VFS -Technologie (Virtual File System) integriert windream professionelle DMS-Funktionen in das Windows-Betriebssystem. Hierzu wird das Betriebssystem durch ein virtuelles Filesystem erweitert. Die Ablagestruktur stellt sich dem Anwender wie die bekannte Verzeichnisstruktur unter Windows dar: ECM wie Windows
Der Zugriff auf das Laufwerk erfolgt auch direkt aus Microsoft Outlook oder aus dem windream Dynamic Workspace. Ergänzt wird das Laufwerk durch die dynamischen Sichten in „My windream“.
windream arbeitet mit Anwendungen ohne spezielle Integration
Ob Microsoft Office, PDF Editor, CAD-System, mit windream verwenden Sie in allen Anwendungen weiterhin ohne Änderungen die „Datei–Speichern unter“ oder auch „Datei–Öffnen“ Funktion. Auch der Import und Export von Dokumenten verhält sich wie ein normaler Kopiervorgang unter Windows.
Keine eigene Oberfläche – hohe Benutzerakzeptanz
Im Gegensatz zu Systemen mit eigenen Oberflächen arbeiten Sie mit windream in Ihrer Windowsumgebung, Ihrer ERP oder CRM Anwendung oder auch am Tablet wie gewohnt weiter. Geringer Schulungsaufwand und hohe Benutzerakzeptanz führen zur schnellen und kostengünstigen Projektumsetzung.
Kontaktinformationen:
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