Aus alt mach neu – Altdatenmigration in das neue Enterprise Content Management System

06.07.2023 | Wien. – Mit der neuen Version des AutomationService für windream ermöglicht die Pronobis GmbH eine flexibel anpassbare, weitgehendst automatisierte Altdatenübernahme aus den unterschiedlichsten Vorsystemen.

Aus alt mach neu – Altdatenmigration in das neue Enterprise Content Management System

Unternehmens Know-How in vorhandenen Daten und Dokumenten

Über Jahrzehnte hinweg wird Wissen im Rahmen von gespeicherten Dokumenten angesammelt. Die Dokumente und resultierenden Geschäftsdaten sind dabei nicht nur über weitere Jahre hinweg wichtig, sondern auch rechtlich relevant und unterliegen entsprechenden Aufbewahrungsfristen.

Darüber hinaus ist eine gut ausgeführte Altdatenübernahme und Integration in das neue ECM System von größter Bedeutung für die Konsistenz des Systems und vor allem auch besonders wichtig für die Akzeptanz bei Anwendern – es soll schließlich alles auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Abgreifen und Vereinheitlichung verschiedenster Datenquellen

Das Netzlaufwerk, oder auch mehrere davon, kann als der zumeist und am intensivsten genützte Dokumentenspeicher angesehen werden. Meist ebenso wenig durchgehend strukturiert wie auch die vorhandenen Postfächer im E-Mailsystem. Diese beinhalten jedoch auch einen sehr wesentlichen Teil der Geschäftskommunikation und sind damit von großer Bedeutung.

ERP-Systeme und eventuell vorhandene, abzulösende DMS Systeme stellen weitere Herausforderungen auf dem Weg zu einem einheitlichen neuen System dar. An der einen oder anderen Stelle kann es dazu durchaus auch noch Papierarchive, die auf eine Aufarbeitung warten, geben.

AutomationService für windream

In die aktuelle Weiterentwicklung der Software ist das Know-How aus einer Vielzahl unterschiedlichster Kundenprojekte und der Übernahme von Terrabytes an Daten eingeflossen. Das AutomationService beinhaltet nun zur Minderung der Komplexität einer Altdatenübernahme einen grafischen Editor zur Erstellung eines flexiblen Regelwerks.

Integrierte Dokumentkonvertierungen von alten TIFF Dateien erzeugen aktuelle, zukunftsbeständige PDF oder PDF/A Dokumente – die automatische Schrifterkennung (OCR) macht diese auch Volltext durchsuchbar.

Die Inhalte oder Teilinhalte von Verzeichnissen, Dateinamen oder Dokumenten können in windream als Metadaten zu den einzelnen Dokumenten übernommen und im selben Prozess auch mit weiteren Daten aus Fremdsystemen (z.B. aus der Datenbank einer Projektverwaltung) angereichert werden. Damit stehen den Anwendern in der Folge weitreichende Such- und Anzeigedaten zur Verfügung. Auf Basis der vorhandenen Berechtigungen, oder auch von Metadaten abgeleitet, werden die Berechtigungen in windream vergeben – diese können vom Altsystem übernommen oder auch komplett neu organisiert werden.

Abhängig von der neu definierten Organisationsstruktur werden automatisch, soweit überhaupt notwendig, neue Verzeichnisstrukturen aufgebaut.
Je nach existierender Teilstruktur (Projektdokumente werden in anderen Verzeichnisstrukturen verwaltet als Personaldokumente) können unterschiedliche Übernahmeszenarien konfiguriert werden.

windream ECM in der Cloud, On-Premises oder hybrid – die freie Wahl der Zukunftsstrategie

28.09.2023 | Wien. – Enterprise Content Management mit windream in der Cloud ist durch Microsoft Azure zu einem neuen Erfolgsfaktor geworden. windream unterstützt hierbei ein breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten. Mit virtuellen Desktops, mobile APPs sowie rein browserbasierten Clients wird auch speziell auf die Bedürfnisse aller Anwender besondere Rücksicht genommen.

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