Digitale Personalakte
Unterstützung der Personalabteilung für Personaldokumente, Arbeitsprozesse und Compliance Anforderungen.
Optimale Prozesssteuerung
Die digitale Personalakte für windream verbindet HR-Verwaltungsfunktionen mit optimaler Prozesssteuerung. Die Grundlage bietet die vollständige Digitalisierung des Personalaktes mit der gesetzeskonformen Langzeitarchivierung im Hintergrund. Einerseits schützt ein umfassendes Berechtigungskonzept alle sensiblen Daten und Dokumente, andererseits können den Datenschutzanforderungen folgend personenbezogene Informationen auch automatisch wieder gelöscht werden.
Personalabteilung im Wandel der Zeit
Eine Personalabteilung sieht sich heute einer Vielzahl von Aufgaben gegenüber. Ein Teil davon wird in der Personalmanagementsoftware abgewickelt, aber viele andere Arbeiten hängen mit den persönlichen Dokumenten der Mitarbeiter (Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Meldebescheinigung etc.) und regelmäßig anfallenden Dokumenten wie Abrechnungen, Zeitnachweisen, Reisekostenabrechnungen etc. zusammen. Die Verwaltung von Bewerbern und deren Unterlagen ist ebenfalls ein umfangreicher Aufgabenbereich der Personalabteilung.
Dazu kommt eine Reihe von Arbeitsprozessen für die Personaleinstellung, Urlaubs- bzw. Abwesenheitsmeldungen, Reiseanträge usw. sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen wie z.B. die EU Datenschutzverordnung.
Dynamischer Aktenaufbau
Schnelles Navigieren durch die Personalakten mittels persönlicher, dynamischer Sichten.
Gesicherter Zugriff auf Personaldokumente
Ein feingliedriges Berechtigungskonzept steuert den Zugriff auf die rechtssicher archivierten Dokumente
Prozessmanagement
Personaleinstellungen, Reiseanträge, Abwesenheitsgenehmigungen etc. werden im Rahmen von überwachten Workflows automatisiert abgewickelt.
Integration
Die Personalakte integriert sich nahtlose in eine Vielzahl von HR- und Lohnsoftwarepaketen (z.B. BMD, MS Dynamics NAV/AX, Sage DPW, SAP etc.).
Mitarbeiterportal
Mitarbeitern werden ihre Dokumente per E-Mail oder in einem Portal selbständig zur Verfügung gestellt.
Bewerbermanagement
Bewerberdokumente werden im Rahmen der vorgegebenen Datenschutzauflagen zentral gespeichert und prozessgesteuert verwaltet.
Dynamischer Aktenaufbau
Schnelles Navigieren durch die Personalakten mittels persönlicher, dynamischer Sichten.
Gesicherter Zugriff auf Personaldokumente
Ein feingliedriges Berechtigungskonzept steuert den Zugriff auf die rechtssicher archivierten Dokumente
Prozessmanagement
Personaleinstellungen, Reiseanträge, Abwesenheitsgenehmigungen etc. werden im Rahmen von überwachten Workflows automatisiert abgewickelt.
Integration
Die Personalakte integriert sich nahtlose in eine Vielzahl von HR- und Lohnsoftwarepaketen (z.B. BMD, MS Dynamics NAV/AX, Sage DPW, SAP etc.).
Mitarbeiterportal
Mitarbeitern werden ihre Dokumente per E-Mail oder in einem Portal selbständig zur Verfügung gestellt.
Bewerbermanagement
Bewerberdokumente werden im Rahmen der vorgegebenen Datenschutzauflagen zentral gespeichert und prozessgesteuert verwaltet.
Funktionen der elektronischen Personalakte
- Strukturierte Ablage der elektronischen Personaldokumente
- Automatische Erinnerungsfunktionen zur Wiedervorlage von Dokumenten (Führerschein, polizeiliches Führungszeugnis, Qualifikationsbestätigung etc.)
- Komfortables Scannen und Zuordnen der in Papier vorliegenden Personaldokumente
- Übernahme der Mitarbeiterstammdaten aus der Personalmanagementsoftware für die Indexierung der Personaldokumente
- Automatisierung aller Prozessabläufe und Aufgabenverteilungen
- Schnelle Suche und Anzeige von Mitarbeiterakten für berechtigte Benutzer
- Wahrung der sensiblen Datenschutzauflagen (DSGVO) und Zugriffsberechtigungen
- Zurverfügungstellung von persönlichen Dokumenten für die Mitarbeiter
- Erfüllung von rechtlichen und Compliance Vorgaben
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Suchbegriffe Digitale Personalakte
Digitale Personalakte – Unterstützung der Personalabteilung – Personaldokumente – Arbeitsprozesse – Compliance Anforderungen – Optimale Prozesssteuerung – HR-Verwaltungsfunktionen – Langzeitarchivierung – Prozesssteuerung – Datenschutzanforderungen – personenbezogene Informationen – automatische Löschung
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