Vertragsmanagement
Digitale Vertragsverwaltung mit zentraler Prozesssteuerung im sicheren ECM Umfeld.
Modernes Vertragsmanagement
Mit den umfassenden Möglichkeiten des windream ECM ist die Implementierung eines modernen Vertragsmanagements schnell und flexibel umzusetzen. Selbstverständliche Grundfunktionen wie Speichern, Suchen und Verteilen werden durch Vorlagenverwaltung, digitale Freigabeworkflows und Fristenüberwachungen ergänzt. Zeiteinsparungen, eine hochgradige Audit-Fähigkeit existierender Verträge und die Transparenz aller Vertragsprozesse sind nur einige der positiven Auswirkungen.
Vertragsmanagement auf neue Beine gestellt
Verträge sind meist quer durch ein Unternehmen vorhanden – von Verträgen mit Kunden und Lieferanten im direkten Geschäftsumfeld bis hin zu Leasingverträgen, IT-Verträgen und Vereinbarungen mit externen Dienstleistern. Ein zentraler Zugriff, die schnelle Verfügbarkeit für Auskünfte und Verhandlungen und ein nachvollziehbares Zeichnungsverfahren sind unabdingbare Anforderungen in heutigen Unternehmen. Die stets wachsenden gesetzlichen Rahmenbedingungen verschärfen diese Aufgaben. windream liefert mit wenigen Mausklicks alle Informationen, überwacht Fristen und setzt entsprechende Aktionen. Dokumente und E-Mails werden rechtssicher im Archiv gespeichert. Selbst die tägliche E-Mail Flut wird zu einem organisierten Informationssystem.
Vorlagenverwaltung
Zentrale Versionsverwaltung aller Vorlagen mit unternehmensweitem, berechtigungsgesteuerten Zugriff für alle Anwender.
Fristenmanagement
Frei gestaltbare Workflows übernehmen die Überwachung von Vertragslaufzeiten, entsprechende Hinweise auf Kündigungsfristen und eine frühzeitige Reaktion auf auslaufende Verträge.
Vertragsrecherche
Schnelle Suche nach Vertragsdaten sowie Volltextsuche nach Inhalten in Verträgen, Gesetzestexten, E-Mails und anderen Dokumenten.
Vertragshistorie
Nachvollziehbarkeit von Vertragsänderungen durch personenbezogene Protokollierung und Verwaltung von Vertragsversionen.
News Service
Automatische Verständigung bei Ablage von neuen Dokumenten oder Veränderung/Versionierung von vorhandenen Verträgen.
Rechtssichere Archivierung
Alle Dokumente, Protokolle, Notizen und E-Mails werden im revisionssicheren Archiv verwahrt und sind vor unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Löschung geschützt.
Vorlagenverwaltung
Zentrale Versionsverwaltung aller Vorlagen mit unternehmensweitem, berechtigungsgesteuerten Zugriff für alle Anwender.
Fristenmanagement
Frei gestaltbare Workflows übernehmen die Überwachung von Vertragslaufzeiten, entsprechende Hinweise auf Kündigungsfristen und eine frühzeitige Reaktion auf auslaufende Verträge.
Vertragsrecherche
Schnelle Suche nach Vertragsdaten sowie Volltextsuche nach Inhalten in Verträgen, Gesetzestexten, E-Mails und anderen Dokumenten.
Vertragshistorie
Nachvollziehbarkeit von Vertragsänderungen durch personenbezogene Protokollierung und Verwaltung von Vertragsversionen.
News Service
Automatische Verständigung bei Ablage von neuen Dokumenten oder Veränderung/Versionierung von vorhandenen Verträgen.
Rechtssichere Archivierung
Alle Dokumente, Protokolle, Notizen und E-Mails werden im revisionssicheren Archiv verwahrt und sind vor unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Löschung geschützt.
Funktionen im Vertragsmanagement
- Abteilungsübergreifende Verwaltung aller Vertragsdokumente
- Integrierte E-Mail Zuordnung und Archivierung
- Freie Definition von Vertragsarten, Dokumentenklassen und Datenstrukturen
- Prozessgesteuerte Prüfung und Freigabe von Verträgen
- Schnelle Vertragssuche in Windows Desktop Sidebar, Outlook oder mobilen Geräten
- Einfache Verknüpfung mit Kunden-, Lieferanten- oder Dienstleisterakten
- Flexible Steuerung von Zugriffsrechten auf Basis der Unternehmensrichtlinien
- Gesetzeskonforme Archivierung mit Berücksichtigung der EU-Datenschutzgrundverordnung
- Einbindung in eine umfassende, unternehmensweite DMS Lösung
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Suchbegriffe Vertragsmanagement
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