Die meist gestellten Fragen!
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Unsere Antworten zu den häufigsten Enterprise Content Management (ECM) Fragen
In dieser Rubrik finden Sie viele nützliche Informationen zu unserem Enterprise Content Management System windream. Sollte Ihre Frage nicht angeführt sein, können Sie uns auch gerne unter unserem Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren.
Zusätzlich finden Sie auch Antworten rund um das Thema ECM
Zusätzlich finden Sie einige Informationen die mit einem Dokumenten Management System in Verbindung stehen. Das kann Ihr bestehendes ERP System, E-Mail System oder auch die automatisierte Erkennung von Dokumenten sein.
Die spannensten Fragen rund um das Thema ECM.
FAQ Themenbereiche auf dieser Seite.
▷ Enterprise Content Management (ECM)
▷ E-Mail Archivierung
Enterprise Content Management (ECM)
Unterschied zwischen Dokumentenmanagement Systemen und Enterprise Content Management System – gibt es einen?
Nachdem im Zeitalter des Mikrofilms Computer schneller und leistbarer wurden, hat man Papierdokumente gescannt und auf einem Netzlaufwerk über eine Software beschlagwortet und archiviert. Das war die „Geburtsstunde“ des Dokumenten Management System! Denn ab diesem Zeitpunkt war mehr als nur das reine archivieren gefragt. Doch nach einigen Jahren, wie es im Leben oft ist, musste was Neues, was interessanter Klingendes gefunden werden. Somit stand dem Begriff Enterprise Content Management System nichts mehr im Weg. Aber keine Sorge! Wir verstehen beide Arten und werden Ihnen gerne windream präsentieren und gemeinsam eine Lösung für Sie finden! Ob DMS oder ein ECM System, mit windream sind Sie nicht nur jetzt, sondern auch für die Zukunft gut gerüstet. Ob es um Rechnungsmanagement in Verbindung mit einem automatisiertem Ausleseverfahren der Kopf- und Positionsdaten bis hin zur elektronischen Workflow Verteilung geht, oder um Personaldokumente, DSGVO konforme Ablage Ihrer Dokumente, Qualitätsmanagement und vieles mehr. Sie sehen schon wie breit das Spektrum von windream ist und dass wir gemeinsam mit Ihnen eine Lösung finden werden.
Unterschied zwischen Dokumentenmanagement Systemen und Enterprise Content Management System – gibt es einen?
Nachdem im Zeitalter des Mikrofilms Computer schneller und leistbarer wurden, hat man Papierdokumente gescannt und auf einem Netzlaufwerk über eine Software beschlagwortet und archiviert. Das war die „Geburtsstunde“ des Dokumenten Management System! Denn ab diesem Zeitpunkt war mehr als nur das reine archivieren gefragt. Doch nach einigen Jahren, wie es im Leben oft ist, musste was Neues, was interessanter Klingendes gefunden werden. Somit stand dem Begriff Enterprise Content Management System nichts mehr im Weg. Aber keine Sorge! Wir verstehen beide Arten und werden Ihnen gerne windream präsentieren und gemeinsam eine Lösung für Sie finden! Ob DMS oder ein ECM System, mit windream sind Sie nicht nur jetzt, sondern auch für die Zukunft gut gerüstet. Ob es um Rechnungsmanagement in Verbindung mit einem automatisiertem Ausleseverfahren der Kopf- und Positionsdaten bis hin zur elektronischen Workflow Verteilung geht, oder um Personaldokumente, DSGVO konforme Ablage Ihrer Dokumente, Qualitätsmanagement und vieles mehr. Sie sehen schon wie breit das Spektrum von windream ist und dass wir gemeinsam mit Ihnen eine Lösung finden werden.
Ich bin mir nicht sicher ob mir ein Enterprise Content Management System helfen kann?
Finden wir es gemeinsam heraus! Gerne bieten wir Ihnen einen kostenlosen windream Präsentationstermin an. Bei dieser allgemeinen Vorführung von windream können wir gemeinsam Lösungen für Ihre Abläufe ermitteln. Kontaktmöglichkeit
Ich bin mir nicht sicher ob mir ein Enterprise Content Management System helfen kann?
Finden wir es gemeinsam heraus! Gerne bieten wir Ihnen einen kostenlosen windream Präsentationstermin an. Bei dieser allgemeinen Vorführung von windream können wir gemeinsam Lösungen für Ihre Abläufe ermitteln. Kontaktmöglichkeit
Gibt es bei windream Mengenbeschränkungen?
windream ist auf modernsten Technologien aufgebaut, die selbst bei einer großen Benutzeranzahl und einer sehr großen Dokumentenmenge schnelle Antwortzeiten garantieren. Unsere Kundeninstallationen in Österreich umfassen Unternehmensgrößen von 5 bis zu 10.000 ECM Anwender, wobei selbst bei mehr als 10.000 Benutzern und mehreren 100 Millionen Dokumenten die windream Performance nahezu konstant schnell bleibt! Bei windream setzen Sie auch immer die gleiche Software ein, egal ob 5 oder zigtausende Benutzer, gleichgültig ob 50.000 oder 300 Millionen Dokumente. Durch diese einmalige Skalierbarkeit können Sie den Einsatz von windream immer weiter steigern, ohne neue Software oder eventuell kostspielige Module installieren bzw. kaufen zu müssen.
Gibt es bei windream Mengenbeschränkungen?
windream ist auf modernsten Technologien aufgebaut, die selbst bei einer großen Benutzeranzahl und einer sehr großen Dokumentenmenge schnelle Antwortzeiten garantieren. Unsere Kundeninstallationen in Österreich umfassen Unternehmensgrößen von 5 bis zu 10.000 ECM Anwender, wobei selbst bei mehr als 10.000 Benutzern und mehreren 100 Millionen Dokumenten die windream Performance nahezu konstant schnell bleibt! Bei windream setzen Sie auch immer die gleiche Software ein, egal ob 5 oder zigtausende Benutzer, gleichgültig ob 50.000 oder 300 Millionen Dokumente. Durch diese einmalige Skalierbarkeit können Sie den Einsatz von windream immer weiter steigern, ohne neue Software oder eventuell kostspielige Module installieren bzw. kaufen zu müssen.
Kann man windream in weiterer Folge ausbauen?
Mit windream bekommen Sie eine Lösung zur Hand, die Sie auch in Zukunft bei Ihrem Wachstum der Anforderungen unterstützen wird. Nehmen wir an Sie legen heute rein elektronisch erstellte Dokumente in windream ab. In ein paar Monaten oder in 2 Jahren steigen aber die Anforderungen an ein Dokumenten Management System bei Ihnen im Unternehmen. Sie benötigen einen elektronischen Workflow und die Möglichkeit das Ihre Außendienstmitarbeiter unterwegs Dokumente suchen oder auch neue einstellen können. Mit unserem Rechnungsmanagement und der mobilen Lösung von windream ECM können Sie dies leicht bewerkstelligen.
Kann man windream in weiterer Folge ausbauen?
Mit windream bekommen Sie eine Lösung zur Hand, die Sie auch in Zukunft bei Ihrem Wachstum der Anforderungen unterstützen wird. Nehmen wir an Sie legen heute rein elektronisch erstellte Dokumente in windream ab. In ein paar Monaten oder in 2 Jahren steigen aber die Anforderungen an ein Dokumenten Management System bei Ihnen im Unternehmen. Sie benötigen einen elektronischen Workflow und die Möglichkeit das Ihre Außendienstmitarbeiter unterwegs Dokumente suchen oder auch neue einstellen können. Mit unserem Rechnungsmanagement und der mobilen Lösung von windream ECM können Sie dies leicht bewerkstelligen.
Ist windream DSGVO konform?
Ja, unser Dokumenten Management System windream unterstützt Sie bei Ihrer täglichen Arbeit und protokolliert automatisch im Hintergrund die im Rahmen der DSGVO notwendigen Schritte für Sie mit. Eine Beschreibung, wie mit windream die Anforderungen der EU-DSGVO umgesetzt werden, erhalten Sie im Whitepaper.
Ist windream DSGVO konform?
Ja, unser Dokumenten Management System windream unterstützt Sie bei Ihrer täglichen Arbeit und protokolliert automatisch im Hintergrund die im Rahmen der DSGVO notwendigen Schritte für Sie mit. Eine Beschreibung, wie mit windream die Anforderungen der EU-DSGVO umgesetzt werden, erhalten Sie im Whitepaper.
Werden spezielle Medien benötigt um Dokumente rechtssicher abzulegen?
Nein, da windream die rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente auf Standard Medien unterstützt. Dadurch entfallen zusätzliche Kosten, wie die Evaluierung und Wartung der Zusatzhardware, bei der Einführung eines Dokumenten Management Systems mit windream.
Werden spezielle Medien benötigt um Dokumente rechtssicher abzulegen?
Nein, da windream die rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente auf Standard Medien unterstützt. Dadurch entfallen zusätzliche Kosten, wie die Evaluierung und Wartung der Zusatzhardware, bei der Einführung eines Dokumenten Management Systems mit windream.
Wie werden die jeweiligen Benutzer Rechte vergeben?
windream nützt die vorhandenen Windows (Active Directory) Benutzer und Benutzergruppen. Die Rechte auf Verzeichnisse, Dokumente und Funktionen werden darauf basierend vergeben.
Wie werden die jeweiligen Benutzer Rechte vergeben?
windream nützt die vorhandenen Windows (Active Directory) Benutzer und Benutzergruppen. Die Rechte auf Verzeichnisse, Dokumente und Funktionen werden darauf basierend vergeben.
Welche ERP Systeme unterstützt windream?
Von den am Markt verfügbaren befindlichen ERP Systemen unterstützt windream im Standard die gebräuchlichsten. Für Alle anderen ERP Systeme gibt es von windream eine einfache und kostengünstige Möglichkeit Ihr ERP System mit windream zu verknüpfen.
Welche ERP Systeme unterstützt windream?
Von den am Markt verfügbaren befindlichen ERP Systemen unterstützt windream im Standard die gebräuchlichsten. Für Alle anderen ERP Systeme gibt es von windream eine einfache und kostengünstige Möglichkeit Ihr ERP System mit windream zu verknüpfen.
Gibt es Einschränkungen, wenn mehrere Standorte/Länder vorhanden sind?
Nein, da windream, vorausgesetzt ist eine sehr gute Internetanbindung, in unterschiedlichen Ländern/Standorte durch unterschiedliche Technologie mehrere Standorte verbindet. Für den Aufbau eines Systems mit verteilten Standorten werden nicht nur Standardtechnologien wie VPN oder Microsoft Terminal Server und Citrix Server unterstützt, sondern auch der Einsatz von eigenständigen windream ECM Servern in den Außenstellen. Mittels einer durchdachten Proxy Server Architektur können auch alle Dokumente und funktionellen Bereiche vor Ort gecacht werden, um die Belastung der Verbindungsleitung so gering wie möglich und den lokalen Zugriff so schnell wie möglich zu gestalten.
Gibt es Einschränkungen, wenn mehrere Standorte/Länder vorhanden sind?
Nein, da windream, vorausgesetzt ist eine sehr gute Internetanbindung, in unterschiedlichen Ländern/Standorte durch unterschiedliche Technologie mehrere Standorte verbindet. Für den Aufbau eines Systems mit verteilten Standorten werden nicht nur Standardtechnologien wie VPN oder Microsoft Terminal Server und Citrix Server unterstützt, sondern auch der Einsatz von eigenständigen windream ECM Servern in den Außenstellen. Mittels einer durchdachten Proxy Server Architektur können auch alle Dokumente und funktionellen Bereiche vor Ort gecacht werden, um die Belastung der Verbindungsleitung so gering wie möglich und den lokalen Zugriff so schnell wie möglich zu gestalten.
Können Standardanwendungen wie gewohnt weiter benutzt werden?
Es bestehen keinerlei Einschränkungen. windream integriert sich nicht nur nahtlos mit Microsoft Office, sondern auch mit allen anderen Anwendungen. Es kann auch jeder vorhandene PDF Viewer/Editor benutzt werden (nicht nur Adobe Acrobat). Für Videos bietet das virtuelle Dateisystem (VFS) von windream weitere Vorteile: Wird ein Video über ein Anwendungsprogramm (z.B. Mediaplayer) geöffnet, so erfolgt der Zugriff der Anwendung direkt auf das VFS von windream. Damit können die Anfragen des Anwendungsprogrammes (Lese von der Position 1024 genau 64Kbyte) von windream bedient werden, ohne das Video zuvor auf den Client übertragen zu haben. Diese Technik des „Streamings“ kann ausschließlich von windream über die VFS-Technologie zur Verfügung gestellt werden. Alle anderen ECM-Systeme müssen vor dem Zugriff einer anderen Anwendung das komplette Video auf den Client übertragen.
Können Standardanwendungen wie gewohnt weiter benutzt werden?
Es bestehen keinerlei Einschränkungen. windream integriert sich nicht nur nahtlos mit Microsoft Office, sondern auch mit allen anderen Anwendungen. Es kann auch jeder vorhandene PDF Viewer/Editor benutzt werden (nicht nur Adobe Acrobat). Für Videos bietet das virtuelle Dateisystem (VFS) von windream weitere Vorteile: Wird ein Video über ein Anwendungsprogramm (z.B. Mediaplayer) geöffnet, so erfolgt der Zugriff der Anwendung direkt auf das VFS von windream. Damit können die Anfragen des Anwendungsprogrammes (Lese von der Position 1024 genau 64Kbyte) von windream bedient werden, ohne das Video zuvor auf den Client übertragen zu haben. Diese Technik des „Streamings“ kann ausschließlich von windream über die VFS-Technologie zur Verfügung gestellt werden. Alle anderen ECM-Systeme müssen vor dem Zugriff einer anderen Anwendung das komplette Video auf den Client übertragen.
Kann im Text der abgespeicherten Dokumente gesucht werden (Volltextsuche)?
windream verfügt über mehr als 250 verschiedene, serverseitige Filter, die automatisch den Text aus nahezu allen Dateien extrahieren und diesen in der windream Volltextdatenbank speichern. Es kann nach allen Kombinationen gesucht werden und bei den meisten Formaten werden die Fundstellen auch in der Dokumentenanzeige (DocView) hervorgehoben.
Kann im Text der abgespeicherten Dokumente gesucht werden (Volltextsuche)?
windream verfügt über mehr als 250 verschiedene, serverseitige Filter, die automatisch den Text aus nahezu allen Dateien extrahieren und diesen in der windream Volltextdatenbank speichern. Es kann nach allen Kombinationen gesucht werden und bei den meisten Formaten werden die Fundstellen auch in der Dokumentenanzeige (DocView) hervorgehoben.
Existiert eine Versionierung der Dokumente?
Von allen Dokumentarten bzw. Dokumenten können beliebig viele Versionen erstellt werden. Die Versionsverwaltung von windream kann alle abgelegten Dokumente verwalten. Auf der Registerkarte Version des Eigenschaften-Dialogs werden die aktuelle Version und alle Vorversionen aufgelistet. Jede gewünschte Version kann direkt aus der Versionsübersicht aufgerufen werden. Auch die Eigenschaften sind direkt einsehbar. Im Explorer können bei entsprechender Einstellung Vorversionen direkt angezeigt werden. Weiterhin können Vorversionen in Suchen eingeschlossen oder ausgeschlossen werden. Über Check-In Check-Out ist eine „erzwungene“ Versionserstellung möglich. Darüber hinaus kann festgelegt werden, ob Vorversionen eines bestimmten Dokumententyps automatisch archiviert werden sollen.
Existiert eine Versionierung der Dokumente?
Von allen Dokumentarten bzw. Dokumenten können beliebig viele Versionen erstellt werden. Die Versionsverwaltung von windream kann alle abgelegten Dokumente verwalten. Auf der Registerkarte Version des Eigenschaften-Dialogs werden die aktuelle Version und alle Vorversionen aufgelistet. Jede gewünschte Version kann direkt aus der Versionsübersicht aufgerufen werden. Auch die Eigenschaften sind direkt einsehbar. Im Explorer können bei entsprechender Einstellung Vorversionen direkt angezeigt werden. Weiterhin können Vorversionen in Suchen eingeschlossen oder ausgeschlossen werden. Über Check-In Check-Out ist eine „erzwungene“ Versionserstellung möglich. Darüber hinaus kann festgelegt werden, ob Vorversionen eines bestimmten Dokumententyps automatisch archiviert werden sollen.
Ist die Übernahme/Einbindung von www-Inhalten über eine Schnittstelle möglich?
windream speichert beliebige Dokumente/Daten unabhängig von dem jeweiligen Dateiformat. Damit ist es z.B. möglich, einzelne Internet-Seiten (über die ‚Speichern unter‘-Funktion des Browsers) oder auch ganze Sites (mit Hilfe von entsprechenden Tools) zu speichern. Verweise innerhalb von Dokumenten auf Internet-Inhalte können natürlich ebenfalls erfolgen und werden bei der Benutzung von windream entsprechend aufgelöst.
Ist die Übernahme/Einbindung von www-Inhalten über eine Schnittstelle möglich?
windream speichert beliebige Dokumente/Daten unabhängig von dem jeweiligen Dateiformat. Damit ist es z.B. möglich, einzelne Internet-Seiten (über die ‚Speichern unter‘-Funktion des Browsers) oder auch ganze Sites (mit Hilfe von entsprechenden Tools) zu speichern. Verweise innerhalb von Dokumenten auf Internet-Inhalte können natürlich ebenfalls erfolgen und werden bei der Benutzung von windream entsprechend aufgelöst.
Gibt es eine Benachrichtigungsfunktion (Abonnement), d.h. kann der Nutzer sich über Änderungen am Dokument oder Ordner z.B. durch eine E-Mail informieren lassen?
windream ermöglicht es Anwendern, Dokumente und Ordner zu abonnieren. windream-Nutzer können bestimmte Objekte auswählen, um sich bei Ereignissen automatisch informieren zu lassen. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Auf diesem Weg ist es beispielsweise möglich, einzelne windream-Benutzer oder Gruppen immer über den aktuellen Zustand bestimmter Objekte auf dem Laufenden zu halten, zum Beispiel wenn Dokumente oder die mit den Objekten verknüpften Indizes bearbeitet wurden. Auch eine Änderung der Rechte wird protokolliert und den Abonnenten per Mail mitgeteilt.
Gibt es eine Benachrichtigungsfunktion (Abonnement), d.h. kann der Nutzer sich über Änderungen am Dokument oder Ordner z.B. durch eine E-Mail informieren lassen?
windream ermöglicht es Anwendern, Dokumente und Ordner zu abonnieren. windream-Nutzer können bestimmte Objekte auswählen, um sich bei Ereignissen automatisch informieren zu lassen. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Auf diesem Weg ist es beispielsweise möglich, einzelne windream-Benutzer oder Gruppen immer über den aktuellen Zustand bestimmter Objekte auf dem Laufenden zu halten, zum Beispiel wenn Dokumente oder die mit den Objekten verknüpften Indizes bearbeitet wurden. Auch eine Änderung der Rechte wird protokolliert und den Abonnenten per Mail mitgeteilt.
Können irrtümlich gelöschte Dokumente vom Anwender wieder aktiviert werden?
Löscht ein Anwender ein Dokument (sofern er die Rechte dafür hat und das Dokument noch nicht archiviert ist), so wird das Dokument nicht wirklich gelöscht, sondern in den windream Papierkorb verschoben. Im Gegensatz zu einem Standard Netzlaufwerk kann der Benutzer das Dokument aus diesem Papierkorb heraus einfach wiederherstellen. Wird das Dokument durch einen berechtigten Administrator auch aus dem zentralen Papierkorb entfernt, erfolgt eine physische Löschung des Objektes (sofern es sich nicht um ein archiviertes Dokument handelt). Hier gibt es auch die Möglichkeit einer konfigurierbaren automatischen Löschung, über die der zentrale Papierkorb zyklisch von Dokumenten, die z.B. vor einem halben Jahr als gelöscht gekennzeichnet wurden, bereinigt wird.
Können irrtümlich gelöschte Dokumente vom Anwender wieder aktiviert werden?
Löscht ein Anwender ein Dokument (sofern er die Rechte dafür hat und das Dokument noch nicht archiviert ist), so wird das Dokument nicht wirklich gelöscht, sondern in den windream Papierkorb verschoben. Im Gegensatz zu einem Standard Netzlaufwerk kann der Benutzer das Dokument aus diesem Papierkorb heraus einfach wiederherstellen. Wird das Dokument durch einen berechtigten Administrator auch aus dem zentralen Papierkorb entfernt, erfolgt eine physische Löschung des Objektes (sofern es sich nicht um ein archiviertes Dokument handelt). Hier gibt es auch die Möglichkeit einer konfigurierbaren automatischen Löschung, über die der zentrale Papierkorb zyklisch von Dokumenten, die z.B. vor einem halben Jahr als gelöscht gekennzeichnet wurden, bereinigt wird.
Gibt es die Möglichkeit, eine größere Anzahl von Dokumenten (z.B. eine Akte) zu exportieren?
Der Export ist im windream Standard enthalten und kann einfach für alle selektierten Dokumente über das Kontextmenü gestartet werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Dokumente/Verzeichnisse (Akten) über weitere installierte Programme zu verarbeiten (z.B. mit Komprimierung als ZIP- oder RAR-Datei), da sich windream wie das Windows Dateisystem verhält. Für die Übergabe an andere Systeme können auch die Dokumentenattribute (Indexdaten, Historie, etc.) mit exportiert werden. Alternativ kann ein Export auch serverseitig erfolgen bzw. können ganze Dokumentenbestände nach windreamToGo exportiert werden (hiermit steht ein komplettes, portables, kostenloses Archiv zur Verfügung).
Gibt es die Möglichkeit, eine größere Anzahl von Dokumenten (z.B. eine Akte) zu exportieren?
Der Export ist im windream Standard enthalten und kann einfach für alle selektierten Dokumente über das Kontextmenü gestartet werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Dokumente/Verzeichnisse (Akten) über weitere installierte Programme zu verarbeiten (z.B. mit Komprimierung als ZIP- oder RAR-Datei), da sich windream wie das Windows Dateisystem verhält. Für die Übergabe an andere Systeme können auch die Dokumentenattribute (Indexdaten, Historie, etc.) mit exportiert werden. Alternativ kann ein Export auch serverseitig erfolgen bzw. können ganze Dokumentenbestände nach windreamToGo exportiert werden (hiermit steht ein komplettes, portables, kostenloses Archiv zur Verfügung).
Unterstützt die Software eine Mehr-Mandanten-Architektur?
Die Mandantenfähigkeit kann über die Zugriffsrechte oder separate windream-Applikationsserver geregelt werden. In beiden Fällen kann auf die gleiche Archivhardware bzw. den gleichen Datenbankserver zugegriffen werden. Durch die Zugriffsrechte kann jeder Mandant eine entsprechend andere Sicht auf die Dokumente besitzen. Weiterhin kann auch die Sicht auf die Objekttypen (Dokumenttypen) auf Basis der Rechte gesteuert werden.
Unterstützt die Software eine Mehr-Mandanten-Architektur?
Die Mandantenfähigkeit kann über die Zugriffsrechte oder separate windream-Applikationsserver geregelt werden. In beiden Fällen kann auf die gleiche Archivhardware bzw. den gleichen Datenbankserver zugegriffen werden. Durch die Zugriffsrechte kann jeder Mandant eine entsprechend andere Sicht auf die Dokumente besitzen. Weiterhin kann auch die Sicht auf die Objekttypen (Dokumenttypen) auf Basis der Rechte gesteuert werden.
Unterstützt windream Mehrsprachigkeit?
windream wird grundsätzlich in Deutsch und Englisch ausgeliefert. Clientseitig (auch windream web portal) ist eine Sprachumschaltung jederzeit möglich. Weitere verfügbare Sprachversionen: italienisch, französisch, spanisch, portugiesisch, tschechisch, polnisch und ungarisch. Es besteht auch eine einfache Möglichkeit Übersetzungen eigenständig hinzuzufügen. Neben der Sprachunterstützung der Benutzerelemente und Meldungen (erste Ebene) unterstützt windream auch die Übersetzung der konfigurierbaren Merkmale (Dokumenttypen, Ordnertypen, Indexierungsmasken mit Beschriftungsfeldern, Attribute der Objekttypen). Alle Merkmale können selbständig zentral in der Management Console in mehrere Sprachen übersetzt werden, sodass auch diese Merkmale dann in der Landessprache erscheinen und auch recherchierbar sind. Beispielsweise würde somit auf einem windream Server ein deutscher Client die Suche nach „Rechnung“ (Dokumentenklasse) und „Rechnungsnummer“ (Name des Indexfeldes) gestatten und ein englischer Client die Suche nach „Invoice“ und „Invoice number“ (Sprachunterstützung auf der zweiten Ebene). windream ist natürlich auch unicode-fähig!“
Unterstützt windream Mehrsprachigkeit?
windream wird grundsätzlich in Deutsch und Englisch ausgeliefert. Clientseitig (auch windream web portal) ist eine Sprachumschaltung jederzeit möglich. Weitere verfügbare Sprachversionen: italienisch, französisch, spanisch, portugiesisch, tschechisch, polnisch und ungarisch. Es besteht auch eine einfache Möglichkeit Übersetzungen eigenständig hinzuzufügen. Neben der Sprachunterstützung der Benutzerelemente und Meldungen (erste Ebene) unterstützt windream auch die Übersetzung der konfigurierbaren Merkmale (Dokumenttypen, Ordnertypen, Indexierungsmasken mit Beschriftungsfeldern, Attribute der Objekttypen). Alle Merkmale können selbständig zentral in der Management Console in mehrere Sprachen übersetzt werden, sodass auch diese Merkmale dann in der Landessprache erscheinen und auch recherchierbar sind. Beispielsweise würde somit auf einem windream Server ein deutscher Client die Suche nach „Rechnung“ (Dokumentenklasse) und „Rechnungsnummer“ (Name des Indexfeldes) gestatten und ein englischer Client die Suche nach „Invoice“ und „Invoice number“ (Sprachunterstützung auf der zweiten Ebene). windream ist natürlich auch unicode-fähig!“
Können Erfassungs- und Anzeigemasken selbst einfach erstellt/verändert werden?
Für die Erstellung der Masken steht in windream ein professioneller grafischer Editor zur Verfügung, der komplett über ein SnapIn in die Microsoft Management Console integriert ist. Es kann eine beliebige Anzahl von Feldern, Auswahllisten und Schaltflächen auf dem Formular platziert werden. Pflichtfelder, Eingabehilfen, Scripte etc. können ebenfalls per Mausklick zugeordnet werden.
Können Erfassungs- und Anzeigemasken selbst einfach erstellt/verändert werden?
Für die Erstellung der Masken steht in windream ein professioneller grafischer Editor zur Verfügung, der komplett über ein SnapIn in die Microsoft Management Console integriert ist. Es kann eine beliebige Anzahl von Feldern, Auswahllisten und Schaltflächen auf dem Formular platziert werden. Pflichtfelder, Eingabehilfen, Scripte etc. können ebenfalls per Mausklick zugeordnet werden.
Ist der Zugriff über VPN möglich? Wie wird die Suche bzw. der Zugriff auf die Dokumente bei langsamen Verbindungen beschleunigt?
Ein Zugriff über VPN ist ohne spezielle Anpassungen möglich. Für die Beschleunigung kann der windream Proxy Server eingesetzt werden. Das Grundprinzip des windream Proxy Servers basiert auf einem Cache-Speicher für DMS-Objekte. Objekte sind dabei nicht nur die Dokumente mit ihren zusätzlichen Attributen (Meta-Daten), sondern auch die internen Objekte des windream DMS Kerns, wie Dokumenttypen, Ordnertypen, Masken, Attribute eines Objekttypen etc. Durch diese Cache Funktionen werden nur wenige Daten bzw. die Dokumente im Regelfall nur einmal über die Leitung übertragen.
Ist der Zugriff über VPN möglich? Wie wird die Suche bzw. der Zugriff auf die Dokumente bei langsamen Verbindungen beschleunigt?
Ein Zugriff über VPN ist ohne spezielle Anpassungen möglich. Für die Beschleunigung kann der windream Proxy Server eingesetzt werden. Das Grundprinzip des windream Proxy Servers basiert auf einem Cache-Speicher für DMS-Objekte. Objekte sind dabei nicht nur die Dokumente mit ihren zusätzlichen Attributen (Meta-Daten), sondern auch die internen Objekte des windream DMS Kerns, wie Dokumenttypen, Ordnertypen, Masken, Attribute eines Objekttypen etc. Durch diese Cache Funktionen werden nur wenige Daten bzw. die Dokumente im Regelfall nur einmal über die Leitung übertragen.
Kann windream in einer SOA (Service orientierten Architektur) eingesetzt werden?
windream ist auf Basis einer echten Three-Tier Service orientierten Architektur (SOA) implementiert. Das bedeutet, dass windream hoch skalierbar ist und die einzelnen Services nicht nur im Rahmen einer SOA angesprochen, sondern auch auf verschiedene Server verteilt werden können. windream Services können über verschiedenste Schnittstellen wie COM, .Net und JAVA eingebunden werden. Für eine hohe Verfügbarkeit unterstützt windream aktives und passives Clustering.
Kann windream in einer SOA (Service orientierten Architektur) eingesetzt werden?
windream ist auf Basis einer echten Three-Tier Service orientierten Architektur (SOA) implementiert. Das bedeutet, dass windream hoch skalierbar ist und die einzelnen Services nicht nur im Rahmen einer SOA angesprochen, sondern auch auf verschiedene Server verteilt werden können. windream Services können über verschiedenste Schnittstellen wie COM, .Net und JAVA eingebunden werden. Für eine hohe Verfügbarkeit unterstützt windream aktives und passives Clustering.
Welche Anzahl von physikalischen Dokumenten lassen sich mit dem ECM verwalten?
Faktisch ist keine Speicherkapazitätsgrenze vorgegeben. Die Verwaltung der Metadaten in einer Datenbank hat den Vorteil, dass hier die Grenze des Systems in der Dimensionierung der Datenbank liegen könnte. Bei einer großen Anzahl von Datensätzen sollte die Datenbank in der Lage sein, diese verwalten zu können, windream muss auf diese Daten zugreifen können. Die zweite Grenze liegt im vorhandenen Festplattenplatz. Wenn die windream Daten nur in der Dateiablage (windream Dokumente in der Bearbeitung oder archiviert) oder in Directory Pools (archivierte windream Dokumente) gespeichert werden, müssen die Server entsprechend viel Speicherkapazität für die anfallenden Daten zur Verfügung stellen. Bei der Langzeitarchivierung von Dokumenten werden die Dokumente als BLOBs (Binary Large Objects) in s.g. Pools gespeichert. Das mit windream verfügbare windream Langzeitarchiv ist in der Lage bis zu 4 Milliarden Pools und 2 hoch 40 Dokumente (BLOBs) zu verwalten.
Welche Anzahl von physikalischen Dokumenten lassen sich mit dem ECM verwalten?
Faktisch ist keine Speicherkapazitätsgrenze vorgegeben. Die Verwaltung der Metadaten in einer Datenbank hat den Vorteil, dass hier die Grenze des Systems in der Dimensionierung der Datenbank liegen könnte. Bei einer großen Anzahl von Datensätzen sollte die Datenbank in der Lage sein, diese verwalten zu können, windream muss auf diese Daten zugreifen können. Die zweite Grenze liegt im vorhandenen Festplattenplatz. Wenn die windream Daten nur in der Dateiablage (windream Dokumente in der Bearbeitung oder archiviert) oder in Directory Pools (archivierte windream Dokumente) gespeichert werden, müssen die Server entsprechend viel Speicherkapazität für die anfallenden Daten zur Verfügung stellen. Bei der Langzeitarchivierung von Dokumenten werden die Dokumente als BLOBs (Binary Large Objects) in s.g. Pools gespeichert. Das mit windream verfügbare windream Langzeitarchiv ist in der Lage bis zu 4 Milliarden Pools und 2 hoch 40 Dokumente (BLOBs) zu verwalten.
Kann windream in Systeme integriert werden, für die keine vorgefertigten Schnittstellen verfügbar sind?
Kein Problem mit dem windream SDK (Software Development Kit) und dem Webservice SDK. Verwenden Sie die Logik des windream-Kerns zur Gestaltung eigener windream-Funktionen. Entwickeln Sie z.B. schnell ein Script für eine neue Funktion zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben oder integrieren Sie windream Funktionen wie z.B. Dokumentenablage und -suche, Anzeige oder auch Workflowsteuerung in Ihre eigenen Anwendungen. Entwerfen Sie anwendungsspezifische Menüfunktionen oder nützen Sie für noch tiefere Integrationen den SDK in einer Programmierumgebung Ihrer Wahl.
Kann windream in Systeme integriert werden, für die keine vorgefertigten Schnittstellen verfügbar sind?
Kein Problem mit dem windream SDK (Software Development Kit) und dem Webservice SDK. Verwenden Sie die Logik des windream-Kerns zur Gestaltung eigener windream-Funktionen. Entwickeln Sie z.B. schnell ein Script für eine neue Funktion zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben oder integrieren Sie windream Funktionen wie z.B. Dokumentenablage und -suche, Anzeige oder auch Workflowsteuerung in Ihre eigenen Anwendungen. Entwerfen Sie anwendungsspezifische Menüfunktionen oder nützen Sie für noch tiefere Integrationen den SDK in einer Programmierumgebung Ihrer Wahl.
E-Mail Archivierung
Der Exchange Server ist überlastet, kann windream hier Abhilfe schaffen?
Die flexibel konfigurierbare, regelbasierte Archivierung reduziert den Archivierungsaufwand und entlastet automatisch den Exchange Server. Zur automatisierten Archivierung werden hierfür der Posteingang, individuelle Outlook Ordner oder auch öffentliche Ordner mit selbst konfigurierbaren Ablageregeln verbunden. Mit Hilfe von Filtern wie beispielsweise Größe oder Datum der Nachrichten können Anwender bestimmen, welche Objekte aus einem Postfach zu archivieren sind. Erscheint ein E-Mail in einem dieser überwachten Bereiche, wird dieses selbständig – ohne geöffneten Outlook Client – archiviert. Optional können Dokumente über einen in windream erstellten Dokumentenlink (SecuredLink) versandt werden. Damit werden ausgehende E-Mails sehr schlank gehalten und es können damit auch größere Dateien problemlos versandt und vom jeweiligen Empfänger empfangen werden.
Der Exchange Server ist überlastet, kann windream hier Abhilfe schaffen?
Die flexibel konfigurierbare, regelbasierte Archivierung reduziert den Archivierungsaufwand und entlastet automatisch den Exchange Server. Zur automatisierten Archivierung werden hierfür der Posteingang, individuelle Outlook Ordner oder auch öffentliche Ordner mit selbst konfigurierbaren Ablageregeln verbunden. Mit Hilfe von Filtern wie beispielsweise Größe oder Datum der Nachrichten können Anwender bestimmen, welche Objekte aus einem Postfach zu archivieren sind. Erscheint ein E-Mail in einem dieser überwachten Bereiche, wird dieses selbständig – ohne geöffneten Outlook Client – archiviert. Optional können Dokumente über einen in windream erstellten Dokumentenlink (SecuredLink) versandt werden. Damit werden ausgehende E-Mails sehr schlank gehalten und es können damit auch größere Dateien problemlos versandt und vom jeweiligen Empfänger empfangen werden.
Können Anwender Mails eigenen Bedürfnissen entsprechend archivieren?
Nicht immer lassen sich passende Regeln für eine automatische Archivierung finden. Für diese Fälle besteht die Möglichkeit der manuellen Archivierung. Anwender können damit selbst bestimmen welche E-Mails in welcher Form archiviert werden sollen. Gleich der regelbasierten Archivierung werden Standardinformationen wie zum Beispiel Absender, Empfänger, Datum oder Betreff sowie der gesamte Mailtext für die Indexierung und spätere Suchmöglichkeiten automatisch übernommen.
Können Anwender Mails eigenen Bedürfnissen entsprechend archivieren?
Nicht immer lassen sich passende Regeln für eine automatische Archivierung finden. Für diese Fälle besteht die Möglichkeit der manuellen Archivierung. Anwender können damit selbst bestimmen welche E-Mails in welcher Form archiviert werden sollen. Gleich der regelbasierten Archivierung werden Standardinformationen wie zum Beispiel Absender, Empfänger, Datum oder Betreff sowie der gesamte Mailtext für die Indexierung und spätere Suchmöglichkeiten automatisch übernommen.
Kann die E-Mail Archivierung auch bei Exchange 365/Office 365 eingesetzt werden?
Mit der windream Mailarchivierungskomponente windream Exchange werden die gleichen Funktionen für Outlook 365 und Exchange 365 geboten, die bei einer On Premises installierten Lösung zur Verfügung stehen. Für die windream/Outlook Integration (Outlook AddIn mit ECM Client) wird ein lokal installiertes Outlook vorausgesetzt. Eine Archivierung der E-Mails aus einem lokal installierten Outlook 365 Client ist selbstverständlich auch mittels „Speichern unter“ oder drag&drop in das windream Laufwerk möglich. Gleiches gilt für Mailanlagen (Attachments).
Kann die E-Mail Archivierung auch bei Exchange 365/Office 365 eingesetzt werden?
Mit der windream Mailarchivierungskomponente windream Exchange werden die gleichen Funktionen für Outlook 365 und Exchange 365 geboten, die bei einer On Premises installierten Lösung zur Verfügung stehen. Für die windream/Outlook Integration (Outlook AddIn mit ECM Client) wird ein lokal installiertes Outlook vorausgesetzt. Eine Archivierung der E-Mails aus einem lokal installierten Outlook 365 Client ist selbstverständlich auch mittels „Speichern unter“ oder drag&drop in das windream Laufwerk möglich. Gleiches gilt für Mailanlagen (Attachments).
Ist für E-Mails auch eine rechtssichere Archivierung möglich?
Grundsätzlich ist ein E-Mail gleichbedeutend mit einem Brief auf Firmenpapier und bringt daher rechtliche Verpflichtungen, Aufbewahrungsfristen und die Notwendigkeit von unternehmensinternen E-Mail Richtlinien mit sich. Im österreichischen (wie auch im deutschen) Recht ergibt sich aus der Aufbewahrungspflicht geschäftsrelevanter Dokumente, dass geschäftliche E-Mail-Kommunikation zu archivieren ist. Damit muss diese nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit revisionssicher archiviert werden, um entsprechende Beweissicherheit zu erreichen. windream Exchange garantiert mit der im Hintergrund laufenden Journaling Archivierung die rechtssichere Archivierung aller E-Mails. Damit werden alle rechtlichen und Compliance Anforderungen mit dem System selbständig erfüllt.
Ist für E-Mails auch eine rechtssichere Archivierung möglich?
Grundsätzlich ist ein E-Mail gleichbedeutend mit einem Brief auf Firmenpapier und bringt daher rechtliche Verpflichtungen, Aufbewahrungsfristen und die Notwendigkeit von unternehmensinternen E-Mail Richtlinien mit sich. Im österreichischen (wie auch im deutschen) Recht ergibt sich aus der Aufbewahrungspflicht geschäftsrelevanter Dokumente, dass geschäftliche E-Mail-Kommunikation zu archivieren ist. Damit muss diese nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit revisionssicher archiviert werden, um entsprechende Beweissicherheit zu erreichen. windream Exchange garantiert mit der im Hintergrund laufenden Journaling Archivierung die rechtssichere Archivierung aller E-Mails. Damit werden alle rechtlichen und Compliance Anforderungen mit dem System selbständig erfüllt.
Wie sieht der Zugriff über Outlook Web Access aus?
Der Einsatz der Stubbing Technologie sorgt für speichersparende Langzeitverfügbarkeit im Bereich der Exchange Server und damit zu einer wesentlichen Entlastung der Infrastruktur. Der windream Exchange Serverdienst sorgt weiterhin für einen transparenten Zugriff auf alle E-Mails in der für Anwender gewohnten Form. Mit der Konfiguration einer regelbasierten Archivierung können darüber hinaus auch in Outlook Web Access E-Mails direkt archiviert werden. Der Zugriff erfolgt vollkommen transparent aus OWA.
Wie sieht der Zugriff über Outlook Web Access aus?
Der Einsatz der Stubbing Technologie sorgt für speichersparende Langzeitverfügbarkeit im Bereich der Exchange Server und damit zu einer wesentlichen Entlastung der Infrastruktur. Der windream Exchange Serverdienst sorgt weiterhin für einen transparenten Zugriff auf alle E-Mails in der für Anwender gewohnten Form. Mit der Konfiguration einer regelbasierten Archivierung können darüber hinaus auch in Outlook Web Access E-Mails direkt archiviert werden. Der Zugriff erfolgt vollkommen transparent aus OWA.
Wie sieht die Integration von PST Dateien und öffentlichen Ordnern aus?
Für die Umsetzung einer unternehmensweiten E-Mail Strategie bietet windream Exchange eine zentrale und revisionssichere Archivierung lokal oder zentral abgelegter PST-Dateien. Auf öffentliche Ordner kann grundsätzlich gänzlich verzichtet werden, da alle Anwender ihren Berechtigungen entsprechend Zugriff auf sämtliche im zentralen windream Archiv befindlichen E-Mails haben. Die automatische Klassifizierung und die umfangreichen Suchmöglichkeiten bieten hierbei einen bisher unbekannten Komfort. Selbstverständlich kann für andere Verwendungszwecke die regelbasierte Archivierung auch für öffentliche Ordner eingesetzt werden.
Wie sieht die Integration von PST Dateien und öffentlichen Ordnern aus?
Für die Umsetzung einer unternehmensweiten E-Mail Strategie bietet windream Exchange eine zentrale und revisionssichere Archivierung lokal oder zentral abgelegter PST-Dateien. Auf öffentliche Ordner kann grundsätzlich gänzlich verzichtet werden, da alle Anwender ihren Berechtigungen entsprechend Zugriff auf sämtliche im zentralen windream Archiv befindlichen E-Mails haben. Die automatische Klassifizierung und die umfangreichen Suchmöglichkeiten bieten hierbei einen bisher unbekannten Komfort. Selbstverständlich kann für andere Verwendungszwecke die regelbasierte Archivierung auch für öffentliche Ordner eingesetzt werden.
Können in Microsoft Outlook windream ECM Funktionen genützt werden?
windream Exchange bietet nicht nur die E-Mail Archivierung, sondern die gesamte Dokumentenverwaltung in der Microsoft Outlook Oberfläche. Der entscheidende Vorteil der windream Outlook-Integration liegt darin, dass sich ECM-Aufgaben direkt aus der gewohnten Outlook-Arbeitsumgebung ausführen lassen. Auch die windream Dokumenten Vorschau zur Anzeige von über 750 unterschiedlichen Dateiformaten ist in Outlook integriert. Anwendern ist es damit möglich, ein beliebiges Dokument direkt aus Outlook heraus zu öffnen und zu lesen bzw. zu bearbeiten.
Können in Microsoft Outlook windream ECM Funktionen genützt werden?
windream Exchange bietet nicht nur die E-Mail Archivierung, sondern die gesamte Dokumentenverwaltung in der Microsoft Outlook Oberfläche. Der entscheidende Vorteil der windream Outlook-Integration liegt darin, dass sich ECM-Aufgaben direkt aus der gewohnten Outlook-Arbeitsumgebung ausführen lassen. Auch die windream Dokumenten Vorschau zur Anzeige von über 750 unterschiedlichen Dateiformaten ist in Outlook integriert. Anwendern ist es damit möglich, ein beliebiges Dokument direkt aus Outlook heraus zu öffnen und zu lesen bzw. zu bearbeiten.
Kann windream Exchange auch ohne ECM System zur E-Mail Archivierung eingesetzt werden?
Für Unternehmen, die aktuell noch keinen Bedarf an einem gesamtheitlichen Enterprise Content Management System haben, kann windream Exchange auch ohne windream ECM eingesetzt werden – als sogenannte Stand-Alone Lösung. Es stehen auch hier alle E-Mail Archivierungsfunktionen zur Verfügung. Ein späterer Ausbau zum unternehmensweiten ECM ist durch Erweiterung der Lizenzierung jederzeit einfach möglich.
Kann windream Exchange auch ohne ECM System zur E-Mail Archivierung eingesetzt werden?
Für Unternehmen, die aktuell noch keinen Bedarf an einem gesamtheitlichen Enterprise Content Management System haben, kann windream Exchange auch ohne windream ECM eingesetzt werden – als sogenannte Stand-Alone Lösung. Es stehen auch hier alle E-Mail Archivierungsfunktionen zur Verfügung. Ein späterer Ausbau zum unternehmensweiten ECM ist durch Erweiterung der Lizenzierung jederzeit einfach möglich.
Können Mehrfachablagen verhindert werden?
Eine bereits vorangegangene Archivierung eines E-Mails durch eine andere Person wird selbständig erkannt und angezeigt. Anwender können damit selbst per Mausklick entscheiden, ob dieses E-Mail unter Umständen doch nochmals mit anderen Zuordnungen archiviert werden soll. Zusätzlich wird im windream Archiv die Single Instancing Technologie eingesetzt. Diese stellt sicher, dass mehrfach archivierte E-Mails oder Dateien nur einmal Speicher belegen.
Können Mehrfachablagen verhindert werden?
Eine bereits vorangegangene Archivierung eines E-Mails durch eine andere Person wird selbständig erkannt und angezeigt. Anwender können damit selbst per Mausklick entscheiden, ob dieses E-Mail unter Umständen doch nochmals mit anderen Zuordnungen archiviert werden soll. Zusätzlich wird im windream Archiv die Single Instancing Technologie eingesetzt. Diese stellt sicher, dass mehrfach archivierte E-Mails oder Dateien nur einmal Speicher belegen.
Kann eine automatische Klassifizierung der E-Mails erfolgen?
Für die automatische Klassifizierung und Zuordnung von E-Mails können neben der Absender E-Mail Adresse auch der Inhalt des Betreffs oder des Mailtextes herangezogen werden. Damit können z.B. auch auf Basis einer Auftrags- oder Servicenummer weitere Zuordnungen aus dem Archiv oder einer externen Anwendung gelesen werden. In der Folge kann nun auch ein automatischer Verarbeitungs-prozess angestoßen werden.
Kann eine automatische Klassifizierung der E-Mails erfolgen?
Für die automatische Klassifizierung und Zuordnung von E-Mails können neben der Absender E-Mail Adresse auch der Inhalt des Betreffs oder des Mailtextes herangezogen werden. Damit können z.B. auch auf Basis einer Auftrags- oder Servicenummer weitere Zuordnungen aus dem Archiv oder einer externen Anwendung gelesen werden. In der Folge kann nun auch ein automatischer Verarbeitungs-prozess angestoßen werden.
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